客先で困った!ビジネスチャットだからできる即対応

ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

営業担当者は、商談をはじめとしたさまざまな場面で多くの知識は持っていなければなりません。それは、客先で突然予想もしなかった質問を貰ったり、自社製品について細かい部分まで説明が求められたりすることがあるからです。中には、予想していなかった資料を求められたり、別の商材についても検討したいといった返事をその場でもらったりすることもあるでしょう。

ビジネスシーンにおける時間の重要性

そんな時に、どれだけ素早く対応できるかどうかが商談の成否の分かれ目になることがあります。ことわざで、兵は神速を貴ぶという言葉がありますが、顧客も同じです。特に昨今のビジネスシーンではとかくスピードが重要視されます。相手に余裕があるという話を貰っても、競合よりも先に検討してもらえるかどうかが重要であることには変わりありません。

そこで考えたいのが迅速に資料を用意する手段です。ビジネスチャットはこうした場面でも威力を発揮するツールとして利用できます。

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ビジネスチャットの通知機能・ファイル添付機能を有効に

もし提案先で別の商材の紹介をしなければいけなくなったらどうするでしょうか。手元に資料があれば問題はありませんが、万が一準備がなかった場合、先方の満足いく提案にならない可能性があります。稀なケースではありますが、数年前まではこういった事態でメールが多く使われていました。メールにはファイル添付機能があるため、緊急時に資料の受け渡しなどは容易にできたことでしょう。

しかし、受け取り手が必ずメールを見ているとは限りません。また、送付する資料のサイズが大きすぎたり、資料の数が多くなってしまったりした場合には、手間がかかるうえにうまく送信できないという状況に陥るケースも想定されます。

ビジネスチャット「TEんWA」には、通知機能・ファイル添付機能を実装しています。通知機能・ファイル添付機能を使うことで、リアルタイムにデータのやり取りが可能です。見積もりを忘れてしまったときでも、ファイルを添付してもらい受け取ることができれば、その場で渡すことができるでしょう。これは、容量の大きいカタログなどに関しても同様です。
万が一、必要な資料をその場で作ることを求められた場合でも、チャット一つで作成を依頼し、でき次第送付してもらえば即対応ができます。通知機能・ファイル添付機能はデバイスに関係なく相手へとレスポンスを促すことができますから、様々な場面で対応の幅が広がるはずです。これであれば遠方での資料準備ミスや急な要求にもスムーズに対応できます。


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普段だけでなくいざという時にも便利なビジネスチャット

単に資料のバックアップやリストを持っておくだけであれば、なにもビジネスチャットを用いる必要はないのではないかと考える方もいるでしょう。実際、ストレージ系のクラウドサービスを利用すれば、パソコンの容量に関係なく、他のパソコンから保存したファイルもすぐにダウンロードして先方に渡すことも可能です。

しかし、これらはあくまでもバックアップに過ぎず、自身が忘れてしまった場合の対応はなかなか難しいでしょう。通知機能を備え、その場でファイル添付まで行ってもらえるTEんWAは、対応力が高いツールです。SNSチャットツールのように軽快にファイルを添付してもらえばすぐに解決します。もし、これまで営業提案や見積もり時には紙の資料しか用意していなかったという方は、これを機会にTEんWAによる効率化をしてみてはいかがでしょうか。普段のコミュニケーションツールとして利用はもちろん、緊急時のリスクヘッジにも大きな効果が期待できるでしょう。

※記載の会社名・商品名・ロゴマーク等は各社の日本および他国における商標または登録商標です。

まずは、実際に使ってみてください!

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