ビジネスチャットをオンライン会議ツールとしての利用例

会社の環境は社員同士のコミュニケーションの充実によって左右するものです。気持ちの良い関係を築けることによって社員のモチベーションも上がり、業績にも良い影響をもたらすことでしょう。ビジネス専用のコミュニケーションツールを生かすことで、スムーズな意思の疎通が可能となり、さらに会議の進行で利用すると活発な発言を引き出し、意見交換をスムーズに行えるようになりそうです。また、遠隔地からの会議参加も手軽に行うことができるため、支社、支店間のコミュニケーションと情報共有が可能となります。

ビジネスチャットで会議のスムーズな進行を

ビジネスコミュニケーションツールの中でもビジネスチャットは、普段の社員同士のコミュニケーションとして使えるだけでなく、会議に利用するのが効果的です。プロジェクトごとや部署ごとなどの柔軟なグループ分けによって、必要なメンバーだけに絞ってスピーディに会議の場を作ることができます。

グループ分けをスムーズに

部署内の会議や部署を超えて作られるプロジェクトチーム、または本支店間の業務連絡会など、必要なメンバーを集めたグループをスムーズに作成することができます。管理者の操作でスムーズに会議の場を設けることができ、社員を状況に応じて振り分けるだけで意見交換を集中的に進める環境を提供できます。

進行をスムーズに

グループごとのチャットログの管理ができるため、会議上の会話を聞き漏らすリスクを減らすことができます。必要な書類やデータも業務（グループ？）ごとに管理しやすく、行われた情報交換の見直しも簡単です。社員ひとりひとりが担当する業務ごとに集中的な情報のやり取りを進行でき、次の会議へ向けた情報の整理もしやすくなります。複数の業務を並行している場合にも混乱なく情報を管理することができるでしょう。

上下関係を越えた活発な会議進行を

現代のSNSに慣れたビジネスマンにとっては、モニターを通して行われるコミュニケーションの方が活発に行われる場合があります。。直接会って話をするよりも円滑に会話が進むことも多いものです。特に若い世代のビジネスマンでは上司との会話に慣れずに積極性が失われるということもあるでしょう。そういったモチベーションの低下を防ぎ、上司と部下の垣根を越えた積極的な意見交換を進めていくことができます。また、スタンプなどで意思表示をすることもでき、自分の意思を手軽に柔らかいイメージで伝えられます。強く意見を発信することができない人や、上司とのコミュニケーションが苦手な人にも安心です。

外部のメンバーをゲスト招待機能でグループに入れておけば、社内の業務の進捗状況を開示しつつ、適宜必要な意見と情報を提供してもらえる環境が作れます。立場が違うことでスケジュールもバラバラになりがちなそれぞれのメンバーとも、密接な関係を築いて、スムーズに業務ごとの会議を進めていけるでしょう。

セキュリティ対策と外部を巻き込んだ積極的な会議を

会議の内容を深めるためには、情報の流出リスクを回避したシステムと、自由な人選、会議の参加のしやすさは重要です。安全性と便利さを兼ね備えた機能を持ったツールを選ぶことでより安全に、より活発な会議を進行することができるでしょう。

セキュリティ対策を万全に

社内外の区別なくグループを作ることができ、外部からの招待も可能となるビジネスチャットでは、何よりも注意しなければいけないのがセキュリティの問題です。セキュリティ管理を自身で行えないようなSNSなどでは会議の内容を深めたり、重要書類のファイル添付や閲覧などはできません。株式会社テンダのビジネスチャット「TEんWA」であれば、強固なセキュリティシステムによって機密情報を扱う会議の利用にも安心です。グループのメンバーにはそれぞれにアクセスの制限を行うことができるため、外部を巻き込んで行う必要がある会議もそれぞれの立場に応じた対応ができます。

監査や評価にも

メンバーの発言や資料などはログから管理することができるため、内部監査でも素早い対応が可能となります。ログは保存も可能で、チャット上での発言頻度などをしているかが管理できるため、個々の社員の能力の評価にも利用できます。また、社内コミュニケーションの見直しにも効果的です。

どこにいても会議に参加できる

グループメンバーは社外にいても遠隔地にいても、移動なしに会議参加ができるため、外部からの参加はもちろんのこと、支店や支社からも優秀な人材を適宜プロジェクトチームに入れることができます。地の利に惑わされることなく優秀な人材を活用できるとともに、社員はどこに配属されても活躍の場が得られることによってモチベーションが高くなります。

PCやスマートフォン、タブレットなどさまざまなツールで利用できるため、出張先などからも会議参加が可能です。スケジュール調整がしやすく、会議の出席率も上げることができます。グループ内では常に情報を共有しており、タイムタグがあっても確認することができるため、意思の疎通がスムーズに行われるようになるでしょう。

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