ファイル管理で外出先の仕事の幅が広がる

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ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

少し前までは一般的だったリムーバブルUSBをはじめとした小型軽量の記憶装置は、仕事の場を広げるだけでなくファイルのやり取りをするうえでも貴重なツールでした。しかし、最近では社内のデータ保持にこれらを使用することを禁止する会社が多くなってきました。その理由は、セキュリティ上の問題点がでてきたことや代替ツールが現れたためです。

USBによるデータの持ち出しは禁止に

セキュリティ面での問題というのは、USBそのものがウィルスを運搬してしまう可能性があることが大きな要因です。例えば、会社のパソコンであれば万全なウィルス対策を施してあっても必ずしもプライベートで使っているパソコンが、セキュリティレベルが高いとは限りません。自宅のパソコンで作業した際にウィルスが誤って保存されてしまうという事例も実際に起きています。
さらに、物理的に紛失してしまうリスクも見逃せません。社員がいくら注意してもUSBメモリーそのものを落としてしまう可能性があります。もちろん、紛失しただけでは痛手になることはありませんが、社内の重要情報の入った資料を運搬するのにはいささか不安の残る手段といえるでしょう。
こうしたことを踏まえれば、ファイルの送受信はセキュリティや紛失のリスクを避けるための新たな方法を模索しなければなりません。実は、ビジネスチャットはファイル管理にも秀でたツールとなっています。
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ビジネスチャットを使ってファイル管理

TEんWAには、ファイル添付ができるようにファイル管理機能がつけられています。出先でも事前にファイルをアップロードしておけば、必要な時に利用することができます。この機能により、リムーバブルUSBを利用する必要がなくなりました。もちろんセキュリティ面も充実しているため、重要なデータが漏えい・流出してしまうといった心配は一切ありません。

さらに、USBを利用していた際には難しかった部分もTEんWAのファイル管理であれば可能になります。複数の相手へ一度にファイルを送りあったり、それをリアルタイムで変更して送り返してもらうことも可能です。もちろん、離れた相手であっても送受信できるため、手軽さはUSBとはくらべものにはなりません。
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徹底したファイル管理は意識管理に繋がる

ビジネスチャットでのファイルの管理は、使い手の便利さが得られるだけにとどまらず、社内でのデータ管理にも役立ちます。たとえば、USBでファイルを持ち出すということは、持ち出した事実を知らない人が出る可能性もあります。自分が使っているパソコンなどから持ち出す場合、基本的にその事実を知るのは自分だけということです。

こういったことが原因で、社外へ情報が漏洩してしまうケースが非常に増えています。

TEんWAのファイル管理では、USBでファイルを持ち出す必要がなく、チャット上で必要なデータをダウンロードし、編集や再度のアップロードを行うことができます。

また、そのダウンロードやアップロードの権限は、TEんWAのセキュリティオプションで詳細に設定ができるため、人毎やグループ単位など、本当に必要な情報を本当に必要な人間だけが閲覧・編集できるようになっています。

機密性の高いデータの扱いを簡単にダウンロードできないようにすることも可能です。

機密情報の管理やデータの更新者の管理は現代では必須項目となりつつあります。
ビジネスチャットのファイル管理機能であれば、ファイルを管理するのと並行して、ダウンロードの許可を受けるのもチャット上で済ますことができます。これによりセキュリティに関するモラルの問題も指摘できますし、これを教育の場とすることもできます。どんなに強固なセキュリティを敷こうとも、最後は利用者であるユーザーの倫理ということが重要です。

情報の取り扱いは技術の進歩の一方で、より慎重に扱うことが求められるようになってきました。デジタル化によって手軽にファイルやデータが扱えるからこそ、重要かどうかは関係なくファイル管理を徹底することが求められます。TEんWAを利用すればそうしたファイル管理も扱いづらいシステムを導入することなくできるようになります。特に文書ファイルのやり取りや資料の配布、持ち出しなどの多い方は導入によって大きなメリットが得られるでしょう。

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※記載の会社名・商品名・ロゴマーク等は各社の日本および他国における商標または登録商標です。

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