ビジネスチャットの外出先での利用例（モバイル利用について）

現代社会において、スピーディなコミュニケーションは欠かせないものとなっています。ビジネスのシーンでのコミュニケーションスピードの速さは業務上の意思決定のスピードにつながり、それによって取引先との信頼関係も深くなります。どこにいても、いつでもスムーズに意思決定が可能であれば、取引先とのミーティングや契約でかかる時間も短縮できて、良い印象を残すことができるでしょう。ビジネスにおいて、コミュニケーションの速さと深さは大変重要なものとなります。それを円滑に行えるツールが「ビジネスチャット」です。

ビジネスチャットを活用すればビジネスがもっとスピーディに

ビジネスチャットを活用した場合、質問に関する回答がその場でしやすくなるというメリットがあります。例えば商談中、取引先から自分が分からないことを聞かれてしまうというケースはよくあるでしょう。こういった際に「後日分かり次第回答します」という対応に留めてしまうと、大事な商談を一旦停止させてしまい、チャンスを失ってしまう可能性もあります。そこでビジネスチャットを活用すると、商談中でもコールセンターや上司へ質問することができ、スムーズに内容を詰めていくことができるようになるのです。
商談が成立しやすくなるのはもちろんですし、これまで確認に当てていた無駄な時間を省くことが出来るため、自分が受け持っているその他の業務も捗るでしょう。

便利機能が満載

ビジネスチャットには実用性の高い便利機能が多数搭載されています。なかでも特徴的なのは通知に関する機能とスタンプです。

通知は、プッシュ通知の有無を送り手が選べるという機能が搭載されています。これは、社内での情報共有や、質問をするときなどに適した機能です。通常のチャットサービスで常にプッシュ通知がONの状態になっていると、連絡内容の重要度が分からず緊急度の高い要件が後回しにされてしまうという状況が発生しがちです。常にOFFになっている状況も然りです。しかし、社内で「30分以内に回答がほしい質問、もしくはすぐに確認してほしい資料を送る場合のみプッシュ通知をONにする」といったような取り決めをしておくと、連絡内容の緊急度が一瞬で分かります。受け取り手も、「プッシュ通知がない限りは基本的に自分の手が空いたときに確認すればいい」と思えるため、自分の業務に集中できるでしょう。

スタンプは、やり取りを加速させるために便利な機能です。「かしこまりました」「お疲れ様です」「ありがとうございます」など、ビジネス向けのスタンプが多数あるため、社内でのやり取りがスムーズになります。モバイル端末の文字入力設定がキーボードになっている方に特におすすめです。例えば営業等で外出する際には、ほとんどの方がバッグを持ち歩くでしょう。そのため常に片手がふさがっている状態です。もしモバイル端末の文字入力設定がキーボードになっている場合、両手を使わなければならず、都度バッグを足元に置いて文字を打ちこまなければなりません。しかしビジネスチャットのスタンプを利用すれば、片手でも入力が容易になり、無駄な時間を極力省くことができます。

ビジネスチャットでどこからでも発信

ビジネスチャットは、業務スピードにもっとも関係の深いものとなるかもしれません。上司と部下、部署やプロジェクトチームごとの綿密なコミュニケーションを可能として、社内の雰囲気を良くする効果も期待できるでしょう。

タイミングよく会話を

面倒なアクションなしに、場所を選ばず連絡を取り合うことができます。外出先の社員に対してもスマートフォンやタブレットなどを通してコミュニケーションを取ることができ、さらにファイルなどもいち早く共有することができます。出先での取引先との交渉やミーティングなど、意思決定が必要な状況下でも上司やプロジェクトチームと素早く情報を共有して回答を求めることが可能です。スピーディで明確な回答は、取引先の信頼を得るきっかけとなるでしょう。

出先からの会議参加にも

クラウドを用いたコミュニケーションツールでは、複数でのコミュニケーションも手軽に行うことができます。社内にいない場合でも会議やミーティングに参加することができ、自分のスケジュールの優先順位を柔軟に選択するのに役立ちます。会議グループの作成や会議のメンバー選択は管理者が一括で行い、参加者は社内だけでなく、出先からモバイルを操作することで参加することができます。デバイスを選ばずそれぞれのモバイルからダウンロードして利用します。どこからでも重要な会話に参加することができ、自分の意思表示を必要なメンバーにタイミングよく伝えられることで社員ひとりひとりのモチベーションを高めることができそうです。

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