ビジネスチャットで簡単議事録共有

ミーティングやカンファレンスといった場で、どうしても開催までに時間がかかってしまうとお悩みではないでしょうか。参加者を集めるための挨拶周りはもちろん、資料の準備、移動時間、さらには手際よく行うためのレジュメ作成や事前に伝えておくべきことなど、開く側の負担は予想以上に大きいものです。

ビジネスチャットで会議

この点を解決するために、最近ではビデオチャットツールを導入している企業も増えてきています。支店との会議や運営担当者との会議をその場ですぐに開くことができます。さらに、資料の配布もオンラインで済ませてしまえば、印刷に手間をかける必要もなく、効率の良い進行を行うことができます。また、外部招待機能を利用すれば、他社の関係者や、運営に関するミーティングがすぐに行えるのも便利でしょう。

しかし、一方でビデオチャットツールを利用することで、文章でのエビデンス作成に別途手間がかかり、不十分な効率化となっているケースもあります。そこで、考えたいのがビジネスチャットによる議事録の更新ととりまとめです。ビジネスチャットを用いての会議であれば、オンラインでもオフラインでも常に最新のメモを参照しながら会議が行えます。もちろん、提出用の正式な議事録の作成も、そのメモをまとめていくだけになるため、不要な手間をかけることがなくなることでしょう。

議事録をデジタル化しやすい環境

今までの会議では、録音した会議内容を文字に起こすという作業を行うケースがありました。これはテレビ会議のようなITシステムを使ったとしても変わりません。録画したとしても、テキストでのエビデンス作成は、結局ワードソフトを立ち上げて自身で文字を打ち込んでいくしかないためです。
こうした作業は一見すると聞きながらタイピングするだけだと、簡単に感じられるかもしれません。しかし、実際に文字起こしをしてみると、その作業だけに大きな時間がとられ、効率化と呼ぶには不十分な環境となってしまうでしょう。聞き取りづらい部分は何度も再生しなおしたり、場合によっては、スロー再生をしながら情報に間違いがないように議事録を作っていく必要があり、時間はもちろん神経も使うものです。

これがビジネスチャットなら、リアルタイムにテキストによるエビデンス作成を行えるため、負担になることがありません。そのままログをとれば正式な文章として使うことができるからです。各人の発言をあらかじめチャットに打ち込んでいったり、発言者本人が発信の際にチャットにログを残しておくような形式で会議を進行すれば、後で確認した際に聞き漏らしをなくすことができます。

会議使用にも便利なTEんWAの機能

ビジネスチャット「TEんWA」を会議に利用する場合には、その他の利点もあります。例えば、投稿した内容を後から編集できることです。誤字脱字はもちろんのこと、読みやすくするために体裁を整えたり、本人が後から訂正した内容を反映させたりできるので、議事録として利用する際にも整合性が取れやすく、まとめ作業の効率化も図れます。

さらに、TEんWAを使えば、ファイル添付が容易にでき資料の共有も簡単です。いちいち紙媒体で資料を作る必要がなく、すぐに情報を共有することができます。その上、これもログとして議事録に収めることができるため、添付資料を別に作ったりする必要がありません。修正もその場でおこない、後々修正する手間を省くことができます。

また、この機能をうまく使えば他の人が提出した資料に手を加え完成させるといったことも容易です。ビジネスチャットによる連携を的確に行えば、会議自体の精度を上げられると同時に、議事録として後で見返した時にも見やすく流れがわかるログとして利用できるでしょう。もちろん、TEんWAは外部招待機能も備えているため、議事録を共有したり、必要な時だけ外部招待機能を利用したりといった臨機応変な利用ができるのもポイントです。

会議には思ったよりも時間がとられてしまうと悩んでいる方も多いはずです。時間の効率化はもちろん、議事録や資料の配布といった、意外と手間がかかってしまうと感じる作業も、TEんWAであれば一度に解決ができます。これまで、紙資料や議事録の取りまとめに困っていたという方は、ぜひTEんWAの導入を検討してみてください。

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