ビジネスチャット－外部招待機能の利用例

ビジネスチャットを利用することで、社内のコミュニケーションだけでなく外部との関係も良好に築くことができそうです。企業は取引先やスポンサー、協力会社、下請け会社などの多数の会社との関わりの中で業務を遂行しています。組織同士が多数組み合わさって連携しなければならない業務も多く、そこにはコミュニケーションが欠かせません。このような連携のためにも、ビジネスチャットを用いたサービスが大いに役立ちます。いくつかのサービスを組み合わせるなどすると、さらに相互理解を深めたり、プロモーションやプレゼンテーションなどに用いて新規開拓、業務拡大に活かすことができるかもしれません。

ビジネスチャットで取引先との理解を深める

ビジネスチャットを使うことで社内コミュニケーションを密にすることができます。社内の日常的で頻繁なコミュニケーションや特定のメンバーだけに限ったグループチャットも行うことができて、会議や情報の共有に生かすこともできます。リアルタイムで必要なメンバーにだけ情報を共有することができるため、業務への理解度に差が付かず、足並みを揃えた進行が可能です。ここに外部招待を使って取引先などを加えることもでき、それによって社内だけでなく外部も含めた情報共有やミーティングを行うことが可能となります。

社内での綿密な打ち合わせは当然重要ですが、業務を進める上では取引先の理解を得ることも欠かせません。しかし、そのためには取引先とのスケジュール調整や先方に出向くための時間的なロス、情報の伝達漏れなどのさまざまな負担やリスクが必要となります。ビジネスチャットであればそれを解消して、スピーディに離れた相手との綿密な情報交換や共有が行えます。社内チームの話し合いの流れを見ることもできるため、経緯を手間なく知ることもでき、リアルタイムで意見交換も可能です。遠く離れた取引先とのミーティングもプレゼンテーションも社内にいながら行えるため、会社所在地を気にすることなく新規開拓に乗り出すことができそうです。在宅勤務をする社員にも取引先との密なコミュニケーションが可能となり、ビジネススタイルの多様化も図れます。

外部招待を安全に行う情報の制限

外部招待で取引先やスポンサー、下請け会社をチャットメンバーとして迎える上でもっとも重要なのは、情報の共有の範囲です。業務を遂行するにあたっては社内のみの情報共有に収めたいものもありますし、全ての関係者に理解を求めたいものもあるでしょう。そういった情報の差別化もビジネスチャット「TEんWA（テンワ）」であれば可能となります。「TEんWA（テンワ）」の外部招待では、招待されたゲストに対して機能の制限ができるため、ゲストは必要なデータのみを共有することになります。外部とのやり取りを快適に行う一方で、万が一の時のセキュリティ対策も万全です。（機能について表現の確認）

アクセスやファイル送信の制限

ゲストとして外部招待を行ったメンバーには一部のアクセスやファイル送信などの機能に制限があります。社内と同様のスピーディで正確な情報の共有を行いつつも、必要のない情報を守ることができて安心です。

機密情報の取り扱いにも対応

一般的なクラウドシステムとは違い、ビジネスチャットとしての信頼性を高めるための強固なセキュリティ機能があります。通信は暗号化されており、外部からの攻撃を防ぐ対策も万全です。

外部招待でコミュニケーションにスピードを

株式会社テンダの「TEんWA（テンワ）」では、外部招待のメンバーを各チャットグループあたり１０人まで受け入れることができます。社内外の関係各署に対して必要に応じたコミュニケーションを常に取れる環境が用意されているため、進捗状況の連絡やそれに応じた意見交換、決裁もリアルタイムで行えます。業務の進行にスピード感が得られ、連絡不足によるミスも防ぐことができるでしょう。外部の取引先もチャットグループにおいて、営業社員や技術者など関係者に必要に応じて話しかけることができ、直接的なコミュニケーションによって不安や疑問点をスピーディに解消できます。ミーティング中に取引先からの質問に答えられず技術者に連絡を取るなどの不手際は昔の話となりそうです。
取引先などとの窓口となりやすい営業社員は外回りや出張などで常に忙しいものですが、取引先は彼らがどこにいてもチャットによって連絡を取ることができます。また、電話やメールで伝えるほどでもない些細なことまで気軽に伝えられます。スタンプ機能などを使うことで、気持ちの交流も進み、感情的なソフト面での信頼関係も築くことができそうです。気軽なコミュニケーションが社内外で行われることで、お互いの信頼関係が深まり、継続的な取引も円滑に行うことができるでしょう。

※記載の会社名・商品名・ロゴマーク等は各社の日本および他国における商標または登録商標です。