取引先との関係性も向上！ビジネスチャットのメリット

少し前までは社内コミュニケーションはメールで、という企業がほとんどでした。しかし、LINEの普及によりプライベートでもLINEが人気になるとともに、企業内のコミュニケーションツールとしてもLINEをはじめとするチャット形式のツールを利用し始める企業が増えています。

メールからさまざまなメリットの多いビジネスチャットへ

チャットにはメールにはないメリットがあり、それが業務の効率化や円滑なコミュニケーションにつながります。そういったメリットを理解し、企業に必要なものという認識ができると、チャットを導入し始めます。それだけプライベートで便利なLINEのようなチャットは、ビジネスにおいてもメリットが多いのです。

スピーディな仕事ができる

チャットのメリットとしてスピード感があります。チャットの場合、リアルタイムで情報を確認し対応ができます。メールは相手がいつ読むのかは相手次第、ということになり返事を待つ時間ができてしまいますが、チャットの場合はプッシュ機能がありリアルタイムでメッセージの到着を知らせることができるのです。リアルタイムで確認が取れれば、スピーディな返信が期待できるということです。

株式会社テンダのビジネスチャット「TEんWA」には、多彩な通知機能があります。必要な時のみ相手を選んでプッシュ通知を送れること、送り先ごとに通知設定を変更できること、また、自分の発言や自分宛の発信が一目で確認できること、などといった機能があるため、時間の無駄を省くことができます。

また気軽に情報を伝達できるのもチャットのメリットです。メールの場合は、かしこまった文言が必要だったり、締めの文章が必要だったりと、「文章」を書かなければならないことが多いですが、チャットは言いたい内容を端的に書けばいいのです。必要性のない文言がカットされるため、時間も節約でき、レスポンスも早くなります。忙しいときでも、簡単に返信ができるので相手を待たせることもありません。それをさらにスピーディにしてくれるのがスタンプ機能です。返信に時間をかけられない場合は、返事に対応したスタンプを使えばスピーディに返信できます。「TEんWA」には、ビジネスに特化したさまざまなスタンプを取り揃えているので、幅広い年代の人が利用しやすくなっています。

グループチャットで連絡業務の効率化が可能

チャットでは内容をログで残してあるため、チャットのログを読むことでどのような議論をしていたかが分かります。議論の内容を振り返る際にも便利ですし、新人は今までどのような議論をしてきて今に至るのか、ということも分かるため仕事に入りやすいというメリットもあります。チャットは気軽に対話ができるため、ちょっとした意見でも気軽に利用できます。何気ない会話から新しいアイデアが生まれることはよくあることです。コミュニケーションを取りやすいチャットは、親密度を高めるというメリットもあるのです。

さらに外部とのコミュニケーションも密になれるのがビジネスチャットの魅力です。「TEんWA」には外部招待機能があり、1グループ10人まで外部ゲストを招待することができます。外部と一緒に進めていくプロジェクトでは、外部の人も情報の共有をリアルタイムにできることがプロジェクトを円滑に進めていくうえで大切になります。外部スタッフや取引先の担当者の返事待ちで、仕事が進まないというストレスもなくなります。ゲストごとに対応グループを作成し、招集できるのも魅力です。問題が起こりそうな事案があれば、早急にメンバー全員が把握できるため、対応も即座にできるのです。

プライベートで利用しているLINEやSNSを利用している企業も少なくありませんが、注意したいのがセキュリティの問題です。プライベートで用いるSNSなどには、管理機能がついていません。そのため誰かが情報漏洩をしても分かりませんし、ライバル社の人間がなりすましでグループチャットに入っている可能性もあります。その場合は、企業の機密情報をすべて入手されてしまうことになるでしょう。ビジネスチャットのメリットは、セキュリティがしっかりしていることです。「TEんWA」では、シャドーITや仕事上の情報の漏洩リスクを万全の管理システムで守ります。新人や退職者の管理もしますので、退職者が企業の情報を漏洩するようなことはできません。情報が漏洩してしまう、といったリスクがあると自由に発言できない環境になってしまいます。それではチャットを導入しても、コミュニケーションの活性化にはつながりません。しかし、セキュリティがしっかりしていれば、安心して情報交換をすることができます。

気軽に利用できて、情報漏洩のリスクもない、リアルタイムに情報を把握でき対応ができる、そしてコミュニケーションが親密に取れるようになる、というさまざまなメリットがあるのがビジネスチャットです。今後、利用する企業も増えていくでしょう。その際は、自社に合った、安心して使えるビジネスチャットを選ぶことが大切です。

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