ビジネスチャットをプロジェクト管理ツールとして活用

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ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

ビジネスチャットでは、単なる社内コミュニケーションのためのチャットに限らず、より効率の良いビジネスを実現するツールとしても活用できる可能性があります。業務は会社の規模やプロジェクトの大きさ、関係者の人数の多さなどによってより複雑化してしまい、必要な情報の共有や管理、関係者同士のコミュニケーションなどが難しくなるものです。

プロジェクト管理でケアレスミスを防ぐ

そのため、連絡不足や情報の伝達漏れなどが起こり、それは業務の進捗状況の遅れや大きなミスにつながっていきます。こうしたミスは適切なプロジェクト管理さえ行うことができれば防げるものです。防げるミスを犯さないためにはビジネスチャットを活用し、ミスの大元の原因となりうる管理のあり方を見直すことが必要となるでしょう。

ビジネスチャットは、情報の共有を必要なメンバーと必要なものだけを選んで行うことができます。大企業やたくさんのプロジェクト、多数の取引先を持つ社員にとっては、それぞれのプロジェクトでの情報の管理が大切です。大企業ではたくさんの社員を複数のプロジェクトに関わらせ、さらにそれを管理していくことが必要となります。また、社員ひとりひとりもそれぞれのプロジェクトに関わり、必要に応じて頭を明確に切り替えていく必要があります。こうした煩雑になりがちなプロジェクトをそれぞれに時系列で把握できるのがビジネスチャットです。

プロジェクトを一括管理

管理者が一括で管理できるビジネスチャットでは、プロジェクトごとにグループチャットを設定して、それぞれに必要なメンバーを適宜登録することができます。その中で取り交わされるデータや会話などを閲覧、保存することが可能なこのサービスであれば、多数の情報や進捗をプロジェクトごとに確認することができます。どのような会話が交わされているか、社員同士のコミュニケーションに問題がないか、なども逐一チェックすることができて、管理だけでなく評価も可能となります。

社員一人ひとりのスムーズな業務遂行

プロジェクトごとのグループチャットで、複数のプロジェクトを抱えている場合にも交わされた会話や必要な情報をそれぞれに管理することができ、必要な情報を引き出すやすくなります。会議としてチャットシステムを使っている場合にも、会話が保存されており、話された内容を振り返ることができます。プロジェクトに途中から参加した方でもそれまでの経緯や共有されている情報を確認することができるため、情報漏れを防いで引き継ぎを行うことができるでしょう。

 

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ささいな行き違いを防いでビジネスをもっと円滑に

ビジネスチャットを用いることで、得られるのは単なる効率にとどまりません。クラウドのチャットグループで交わされる細かなコミュニケーションはそのプロジェクトへかけられた想いを共有することもできます。社員同士のコミュニケーションや上司と部下の意思の疎通、クライアントとの情報の共有など、いろいろな立場の人々が潤滑なコミュニケーションによって想いをひとつにしてプロジェクトへと向き合うことができるでしょう。

離れた場所にいる社員同士も

本社と支社などの離れた場所にいる社員同士のコミュニケーションも円滑に行うことができ、お互いにリアルタイムで情報を共有することができます。必要に応じて割り振られた業務を離れた者同士が共通理解を持って取り組むことができるでしょう。遠隔地の連絡方法は電話やメールが多くなりがちですが、こうした方法は上司や管理職の目が届きません。チャットシステムであれば、気軽に綿密なコミュニケーションが取れるとともに、その内容を共有することもできます。

上司と部下の壁も

上司と部下の関係性は、コミュニケーションの壁を作ることがあります。しかし、スタンプなども使えるチャットサービスであれば、気軽に感情面のやりとりも行うことができ、親しみを深めることも可能です。お互いに腹を割って話し合える場を提供することでそれぞれが十分に力を発揮することができるでしょう。

外部との連携も

ビジネスチャットでは、管理者の設定次第で社員間だけでなく、外部からのゲスト招待も可能です。株式会社テンダが提供するビジネスチャット「TEんWA」では1グループあたり10名のゲストを招待することができるため、クライアントとの連絡方法としても活用することができ、よりスムーズな意思の疎通が可能となります。

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安心して情報発信できる場所を提供

チャットシステムの中で交わされた情報全ては、管理者の下で安全に管理することができます。セキュリティやチャットの保存、閲覧によって、管理者は常にコンプライアンスや監査時の対応に生かすことも可能です。外部企業のゲスト招待では、一部の操作に制限を持たせることで、必要な情報だけを伝えることができます。またさらに、新入社員や退職者などの社員の入れ替わりの管理の操作もスムーズに行うことができ、徹底した人員管理の上で業務を進められるでしょう。こうした必要に応じた情報発信を安心して行うことができるため、ビジネスの進行を積極的に行いやすくなります。

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