ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ
営業職など社外の人間と会う機会の多い職業の場合、名刺は物凄い勢いで溜まっていきます。しかし、そんな名刺を山積みにしていたのではいざという時に役に立ちません。
では、名刺はどう管理していけばよいのでしょうか。
ここでは、名刺の上手な管理方法をご紹介します。
ルールを決めて管理する
名刺を整理する場合は、まずは自分なりの順序ルールを決め、並べ替えたその上でファイリングなどして見やすく管理するのがおすすめです。
名刺を管理する順序ルールとしては次のようなものがあります。
50音順
最もポピュラーなのが50音順です。名刺に書いてある名前を50音順で並べるだけですのでとにかく分かりやすいです。それほど名刺の数が多く無い方であれば50音順で十分でしょう。
会社順
会社毎に分けた上で50音順に並べる方式です。複数の会社と付き合いがあり、かつその会社の社員多数と名刺交換している場合はこの方式が分かりやすいです。
職業順
デザイナー、カメラマン、ライターなど職業毎に分けた上で50音順に並べる方式です。マスコミやクリエイター業界など、各分野の職業の方と関わりが深い仕事の場合、この方式が分かりやすいです。
日付順
名刺を貰った日付順に並べていく方式です。のちのち時系列で交流関係を振り返れるのがメリットです。ただし名刺が多い方の場合は、この方式はかえって分かり難くなる恐れがあるため注意が必要です。
名刺をデータでも管理する
名刺は現物だけでなく、Excelなどを使いデータとして管理することも大切です。面倒くさいかもしれませんが、名刺をデータで管理することで次のようなメリットが生まれます。
バックアップになる
名刺をデータで管理しておけばバックアップとなり、もしも現物の名刺を紛失してしまっても困ることはありません。
データのほうが全体を把握しやすい
ファイリングされた名刺を、毎回ファイルから探すとなると手間が掛かります。ですがデータであれば、大量の名刺情報を一度に表示できますし検索もかけられるので把握しやすいです。
情報を最新化できる
名刺に書かれた役職、本社所在地、電話番号などは時が経てば変わっていきます。データで管理しておけば、その手の情報を常々更新できますので何かと便利です。
不要な古い名刺は潔く捨てる
・名前を見ても誰だか思いだせないような古い名刺
・随分前に勢いで交換したが、その後全く関わりの無い方の名刺
こういった不要な名刺は丁寧に取っておくのではなく、潔く捨ててしまうのが名刺を管理する上ではプラスです。
また同じ人から新しいバージョンの名刺をもらった場合は、古いバージョンの名刺は潔く捨てるようにしましょう。
名刺に限らず全てにおいて言えることですが、情報が多くなるほど管理に手間が掛かり難しくなっていきます。不要と思われるものは潔く捨てることが大切です。
名刺はもらった後山積みにしていたのでは何の意味もなく、しっかりと管理するからこそ意味を成します。たかが名刺の管理と言えども、それがしっかりと整理出来ていることで新たな仕事を獲得できるチャンスも増えるかもしれませんよ。
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