情報共有の質を高める必要性とその方法

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チームで仕事をする上で欠かせないのが、業務上必要な情報の共有です。しかし、情報共有が今一つうまくいっていないと感じている方も多いのではないでしょうか。ごく少人数のチームなら比較的うまくいっていても、ある程度以上の人数になると、どうしても情報共有が不足する事態がおこりがちなものです。
ここでは、情報共有の質を高める必要性と、その方法について考えていきましょう。

情報共有の質を高める必要性とは

業務上の情報共有がうまくいっていないチームでは、さまざまな問題が起こります。
プロジェクトを進めるにあたって参照すべき資料の存在が認識されていない、またはどこにあるのかわからないなどの理由で進行が遅れたり、ストップしたりと業務進行への影響。伝えるべき人に情報が共有されていないことによる信頼の喪失や、人間関係の悪化。そして、こうした情報共有不足の状況が日常化することで「ほかの人も情報共有していないから、自分もしなくていいや」と考える人が増えれば、ますます情報共有の質は低下するでしょう。

 

情報の「オープン化」で効率良く共有を!

そもそも情報が共有できない理由の一つとして、「重要な情報はむやみに公開すべきでない」という考え方があります。もちろん、業務上、極秘にすべき情報というものも存在するでしょう。しかし、こうしたクローズドな情報はごく一部で、多くの情報は社内で共有されても問題ないものであるはずです。すべての情報を「オープンにすべき情報」「クローズドにすべき情報」に分けるとして、「オープンにすべき情報だけを抽出して共有する」という方法はどうしても共有もれが生じがちです。
効率良く情報共有するには「基本的にすべての情報をオープンにして、隠すべき情報だけを隠す」という方法を採るのがおすすめです。

 

チャットツール導入で情報をオープン化

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情報をオープン化して共有の効率を高めるための方法として、メール中心の情報共有から、チャットツールを導入した情報共有への切り替えが挙げられます。
話題ごとに自由にグループを作成できるチャットツールを導入して、グループへの参加者がいつでもチャットのログを参照できるようにしておくのです。参加者は後からでも、議論の展開などを確認することができます。
チャットでのやり取りの共有には不向きな、ストックしておくべき情報などについては、合わせて社内Wikiなどを導入して情報共有すると良いでしょう。

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