PC内をスッキリさせるには？管理し易い「ファイル名」の付け方

仕事で無数のファイルを扱っていく場合、ファイル名の管理は必要不可欠です。

ルールも無く思いついたままのファイル名で管理していると、いずれフォルダ内がごちゃごちゃになり仕事効率を大きく落としてしまいます。
そうならないためのファイル名の管理方法についてご紹介します。

ファイル名の頭に数字を付ける

ファイル名の付け方としてまずおすすめしたいのがファイル名の頭に“数字”を付けること。
「01_設計資料.doc」、「02_予算資料.doc」といったイメージでファイル名の頭に数字を使った付け方としますと、パソコンが頭の数字をキーに自動整列してくれるのでフォルダ内が見やすくなります。
ただし扱うファイルの数が余りに多い場合や、追加で作成するファイルが多い場合はこの付け方ですとかえって分かり難くなることもあるので注意が必要です。

ファイル名の末尾に日付を付ける

「4月進捗会議_20160401.doc」、「4月進捗会議_20160402.doc」といったように末尾に日付を用いたファイル名の付け方です。
この付け方は、会議の議事録や進捗資料の様に、ファイル名が毎回同じで日々増えていく資料を管理する上で効果的です。
またいつのことを扱っているデータであるかがファイル名だけで分かるため、いずれ時間が立ってから古いデータを探る場合にも役立ちます。

ファイル名の頭にキーを付ける

例えば「開発部１課_4月進捗会議.doc」、「開発部2課_4月進捗会議.doc」といったようにファイル名の頭にキーとなる文字を入れて管理するのも1つの方法です。
この付け方も同じ様なファイル名のファイルを多数管理しなければならない状況で役立ちます。

ただし、「関西支社_開発部１課_進捗資料_4月_4月進捗会議.doc」といったように余りにファイル名にキーを付けすぎると見た目的にもなんの資料なのか分かり難くなりますし、毎回ファイル名を付ける作業も苦労しますので、加減は必要です。

ファイル名の頭にステータスを付ける

例えば「work_4月進捗会議.doc」、「old_4月進捗会議.doc」といったようにファイル名の頭にステータスを表す文字を入れて管理するのも1つの方法です。
この方法は、作業中のファイルがある場合や一時保留にしておきたいファイルがある場合に効果的です。
一般的には次のように扱われることが多いですが、あくまで参考ですのでこれに拘る必要はありません。

work……作業中のファイル、以後に修正する必要のあるファイル
old……他に最新版のあるファイル、一時保留にしているファイル
backup……バックアップとして残しているファイル
fix……完成したファイル

ルールを徹底&周知する

ここでご紹介した内容はあくまで一例であり、極端な話ファイル名をどうやって付けていくかは自由です。ただし一度ファイル名の命名ルールを設けたらそれを徹底していくことが大切です。頻繁にルールが変わると逆に管理がし難くなります。
また、社内で複数の人が扱うファイルに命名ルールを用いる場合は、周囲の合意を取り、加えて決まったルールを周知していくことが大切です。