LINEは危ない!?　社内で専用チャットツールを導入すべき3つの理由

仕事で社内外の人とちょっとしたやり取りをする際に、どんなツールを使っているでしょうか。席を訪ねたり電話したり口頭で伝えるのは手軽ですが、相手の仕事の手を止めてもらうことになります。忙しい相手だと、忘れられてしまうこともあるかもしれません。一方、メールは文字でやり取りを残すことができますが、短いやり取りを繰り返すと管理しづらくなりやすいという難点があります。

そこで便利なのがチャットです。LINEやFacebookのグループなどといったSNSでのチャットを業務にも使用している企業は少なくありません。しかし、業務用のやり取りをするなら、こうした無料ツールを使用するのではなく専用のビジネスチャットツールを導入することをおすすめします。社内で専用チャットツールを導入すべき理由をお伝えします。

理由１：業務用と私用が混在しない

LINEやFacebookを業務連絡に使いやすいのは、多くの人がこれらのツールをすでにプライベートで利用していてアカウントを持っているからという理由が大きいでしょう。
みんなが手軽に使えるのはある意味で良いかもしれませんが、プライベートで使っているアカウントで業務上のやり取りをすることに抵抗のある人も多いはずです。
また、個人のスマホでこれらSNSを使って業務連絡を行っている場合、紛失による情報流出リスクもあります。退職者のスマホに社内情報が残ることにもなります。
LINEやFacebookはあくまでもプライベート用として、業務連絡用には専用のチャットツールを導入すべきなのです。

理由２：チャットでやり取りしたデータが保証される

業務連絡にLINEやFacebookなど無料のSNSを利用するリスクとして、やり取りしたデータが保存されるのが、個人の端末もしくは取引上責任のない外部企業のサーバになるという点も挙げられます。
無料で使用している以上、仮にデータの一部もしくは全部が消失するようなことがあったとしても、SNS運営会社に対して保証責任を求めるのは難しいでしょう。
専用チャットツールを導入すれば、データは社内で保存することになりますし、データ消失などにも対応できるケースが多いでしょう。

理由３：機能が充実している

LINEやFacebookでのメッセージのやり取りはちょっとした会話を楽しむには便利ですが、そもそも業務連絡のために作られたものではありません。
業務上でのやり取りでは、以前やり取りした内容や送ってもらったファイルを改めて確認したくなるケースも多いもの。しかし、SNSでのチャットは基本的に検索機能があまり充実していません。
また、仕事では話題によって参加者の異なる複数のグループでのやり取りを同時に行うものですが、無料のツールではあまり多くのグループを並行して使えない場合が多いでしょう。
業務の効率を高めるためにも、業務連絡にはビジネス専用のチャットツールを使用するのが良いのです。

以上、業務連絡に専用のチャットツールを導入すべき理由を3つご紹介しました。現在、なんとなくLINEやFacebookを仕事の連絡にも使っているという方は、ぜひチャットツールの導入を検討なさることをおすすめします。

※記載の会社名・商品名・ロゴマーク等は各社の日本および他国における商標または登録商標です。