ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ
今やSNSはビジネスシーンでも欠かせないツールとなっています。
社内でのやり取りにLINEを使っている人も珍しくありません。また、取引先との連絡手段にLINEを使用している人もいるでしょう。
しかし、気軽に連絡できるSNSだからこそ注意すべき点も多々あります。
ここでは会社関係の人とSNSでコミュニケーションを取る際、気を付けるべきポイントをご紹介します。
そもそもLINEで業務連絡は「アリ」なのか？
あるアンケートによると、「簡単な業務連絡であればLINEを使っても良い」という意見の人が多いようです。「TPOをわきまえていれば問題ない」との考えが多く、最も一般的な意見と言えるでしょう。
またLINEを使用する利点として、「複数の人と同時に連絡することができる」「『既読』がつくため、本人が確認したどうかがわかる」という点が挙げられています。
最近では「海外での通信費が抑えられる」などの利点から、社内でのLINE利用に寛容な場合もあるようです。
しかし社内利用にはニュースにもなっている「アカウントの乗っ取り」など、セキュリティ面でリスクもあります。業務上のやりとりを盗み見られてしまって、取引に損害が出ることもあるかもしれません。
プライベートと混ざってしまう危険
SNSやLINEを友人とのコミュニケーションツールとして使っている人も多いでしょう。しかし「プライベートな友人とのツールだから、仕事に使用したくない」という人もいるので、仕事での使用には注意が必要です。もしかしたら、仕事の連絡としてLINEでメッセージを送った相手が、“プライベートでしか使用しない”という考え方をする人かもしれません。
また、SNSを容認している同僚や上司とのやり取りでも、徐々に“慣れ”が進み、知らず知らずのうちにマナー違反を行っている恐れもあります。
社内でLINEなどSNSを使う時に気を付けるべきこと
・できるだけ敬語で
SNSはビジネス文書とは違い、短い言葉でコミュニケーションを取ることが多くなります。
その分、堅苦しさが取れてついフランクな言葉遣いになってしまうことも珍しくありません。
仕事の話をする時はできるだけ敬語で話すようにしましょう。
・長時間の既読スルーはしない
LINEに限らず、いくつかのチャットツールには“既読機能”が備わっています。
これは、相手にメッセージをチェックしたかどうかが相手に伝わる仕組みです。この既読がついているにも関わらず、返信をしないということは、相手に不安や不信感を抱かせてしまうおそれがあります。ビジネスシーンではリアクションの早さが大切です。
忙しい時は「返信が遅れます」などと知らせておくと良いでしょう。
・相談と愚痴の境をはっきりする
SNSは会話がテンポよく進んでしまうため、方向性がぶれてしまう時があります。
「上司に仕事の悩みごとを相談していたつもりが、いつのまにか愚痴をこぼしていた」ということもあるでしょう。上司は部下の気持ちを受け止めようとするため、聞いてくれるかもしれませんが、その分貴重な時間を奪ってしまう恐れがあります。
会話する時と同様「何を話すか」を明確にすることが大切です。
SNSは便利な反面、甘えや気の緩みが表面化しやすいという欠点があります。
特にプライベートの人付き合いと職場の人が並列に表示されるため、会社の情報が外に漏れてしまう恐れも否定できません。ビジネスの場ではビジネス用のチャットツールを使用する方が賢明でしょう。
危険性を意識して使用するようにしましょう。
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