メールで送れない大容量ファイルを受け渡しする方法

仕事で使うファイルのやりとりはメールに添付するのが手軽ですが、大容量のファイルだとメールサーバの制限などのため、メールに添付することができないことがあります。

このようなときに大容量ファイルを受け渡しするための方法にはどのようなものがあるのか、ご紹介します。

圧縮する

メールに添付できるファイルサイズの上限はサービスによって異なりますが、大きなところで100MB、小さなところでは16MB程度です。文書など軽いファイルならともかく、画像のやりとりだと数枚で上限に達してしまうこともあります。

このような時にファイル圧縮ツールを使えば、データ容量を小さくすることができます。上限をわずかに超えるファイルを送りたいときなどは圧縮することで上限以下に納めることができるでしょう。

ただし、圧縮ファイルは受信側に対応する解凍ツールがないとファイルを開いて中身を取り出すことができません。ZIP形式ならWindowsが標準で対応していますが、その他の圧縮形式を利用するときは受信側が回答できるかどうか事前に確認しておく必要があります。

クラウドサービスを利用する

ネット上にデータを保管できるクラウドサービスは、遠く離れた相手と大容量ファイルをやりとりするのにぴったりです。

送り手側はクラウド上に渡したいファイルをアップロードし、受け手側はアップロードされたファイルをダウンロードすれば大容量のファイルでもエラーを出すことなく簡単にやりとりできます。また、パスワードを設定しておけば、第三者にファイルを閲覧される心配もなく安全にやりとりすることができます。

代表的なクラウドサービスとしては「Googleドライブ」「DropBox」「OneDrive」などが有名です。Googleドライブは無料だと15GB、有料会員になると100GBの容量が利用できるのでメールでは送れないサイズのファイルも問題なくやりとりできます。

Webサーバーにアップロードする

ファイルを送りたい相手が不特定多数の場合などは、Webサーバーにアップロードしてダウンロードできる状態にしておくという方法があります。会社が公式発表する文書等はPDF形式で自社のホームページにアップロードされていることが多く、希望者にいちいち送信しなくても自由にダウンロードできるというメリットがあります。

基本的には対象を絞らずにファイルを公開したいときに適した方法ですが、ダウンロードできるURLを非公開にしてパスワード制限などを設けることで、特定の相手にファイルを渡すことも可能です。