これで時間に追われない!上手なタスク管理のコツ

ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

日々の業務の中で、こなさなければいけないタスクが沢山ある方も多いでしょう。ただ単純に言われた順番通りに作業を行っていても、「気付けば他のタスクの締め切りが迫っていた」「結局、どれも中途半端になってしまっていた」といった状況に陥ってしまう、なんて経験をしていた方もいるのではないでしょうか?

タスクをこなしていく際に重要なのは、「細分化」です。

今回は、上手にタスクを細分化するコツについてまとめていきます。

「タスクを細分化する」とは

まずタスクをこなす効率を上げるためにやるべきことは、全てのタスクを箇条書きで良いので洗い出すことです。この時のポイントとしては、どんなに小さなことでも全て書き出すことです。全てを書き出したら、次にそれぞれの「所要時間」を横に書いていきます。1件毎にタスクをこなすのに、必要な時間をタスクの横に書いていきましょう。

また所要時間の隣に、タスクを修了する「締め切り」を記載します。そうすることで、「今自分が何を優先的にやらなければならないか」「どれだけの量あるのか」「どれだけの時間が必要か」を把握することが出来ます。

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タスクを把握した後は組み立て

タスクすべてを一旦把握することが出来たら、「次はどれから手をつけるか」になります。

「むやみやたらにタスクに手を付けたり」「自分にとってやりやすいものから始める」などと、計画性もなくタスクに手をつけてしまうのは典型的な失敗例です。

まずは優先順位を決めます。優先順位の決め方はいたってシンプルで、まずは原則的に締め切りが近いものから優先で行いましょう。

次に、所要時間に着目します。会社で働いていると「何時から何時までは会議」「お昼休み」などと、全ての時間を自由に使える訳ではないことが多いでしょう。ここで大切なのは、その日のあなたのスケジュールと照らし合わせることです。せっかくタスクを始めても、途中で会議に出てしまい戻ってきてから、再度タスクの続きをするのは効率的ではありません。

例えば、優先順位を数字だけでなくA~Cといったようにランク付けし、自分の自由に使える時間にぴったり当てはまる所要時間のタスクをそこにはめていきます。そうすれば、一つのタスクをこなしている途中に他の何かに邪魔されることはなく、集中的に業務が行えるため、より効率的に進めることができます。

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優先順位の低いものは、端数時間帯に入れ込む

スケジュールと照らし合わせてやってみると、必ずしもすべてが綺麗にはまるとは限りません。

例えば午前中3時間空いているとして、そこに優先順位の高い2時間のタスクを入れると1時間も余ります。

でも他に優先順位の高いタスクは1時間で終わるものがない場合、無理にその1時間に優先順位の高いタスクを入れると、またタスクの途中でさえぎられてしまい、非効率的なことをしなければならなくなります。この場合は、その空いた1時間に優先順位が低いものを入れると効果的です。

一見、「優先順位の低いものを先に持ってくるのは…」と思うかもしれませんが、前述のとおり、無理に優先順位の高いタスクを入れることが必ずしも効率的ではありません。さらにはタスク自体の残件数が減ることで、あなた自身の頭の整理もしやすくなり、より効果的と言えるのです。

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