ビジネスチャットのオンプレミス運用で安全安心なコミュニケーションを

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ビジネスチャットをオンプレミス(シングルテナント)というお客様専用環境で運用を行う事で、セキュリティリスクを回避し安全安心なコミュニケーションを推進する企業が増えています。

チャットツールの普及によって従業員間での社内SNSのような活用や、社外とのコミュニケーションツールとして利便性が増している反面、従業員のリスクマネジメントが行き届いていない場合、重要書類やデータの添付などに関して、セキュリティ対策に不安があります。

各プロジェクト単位や小規模のコミュニケーションなど、セキュリティ強化にコストがかけられない場合はクラウド型でも十分対策ができますが、利用人数が多い場合や、全社導入の場合はセキュリティリスクを考えていかなければいけないため、この場合はオンプレミス型での導入が望ましいとされています。

 

利便性が高いが故に潜むリスク

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ビジネスチャットツールとして普及率が高いのがクラウドタイプのツールですが、これまで郵送、メールで送っていた文章やデータなども簡単かつ楽に送れてしまう便利さ故に、コンプライアンス上の統制が取れておらずセキュリティリスクの考えをあまり持っていないスタッフなどが、重要なデータまでも気軽にアップし、社内外で共有してしまうというケースも少なくありません。

そしてクラウド型の場合、システム環境がベンダー側に依存してしまうのと、外部のサーバーと通信を行うため、100%セキュリティ面でのリスクを回避することが難しくなります。

実際、「セキュリティに不安がある」「自社に応じたカスタマイズができない」「コンプライアンス上クラウドサービスが使えない」など、様々な理由で利用が制限されている企業も多く存在しています。

 

さらには、昨今騒がれているシャドーITにプラスしてクラウド型のチャットツールを利用していた場合、会社として管理しきれない部分がでてきてしまうため、いつどこでどんな問題が発生するかわかりません。

 

グループウェア関連ツール導入の前提として、従業員への教育や情報管理の統制は会社単位ですべきところですが、コストや、サーバー保守のための人的リソースが確保できないなどの課題を簡単にクリアできるクラウド型には導入メリットも多くあるため、セキュリティリスクの意識が低い場合は、リスクテイクのきっかけになってしまうこともありますので運用の仕方には注意が必要です。

 

こういった背景の中で、一部の企業では添付ファイルの送受信機能自体をマネジメント層以上にしか解放していないところや、重要データに限っては今までと変わらずメールなどで送受信をしているというケースも出てきています。

コミュニケーションを円滑に進める為のツールのはずが、使用するツール自体も増えて時間的効率が上がったのか下がったのか分からないこともあります。

 

これらを解決する為にはセキュリティ自体の強化を行う必要が出てきますが、その時に活用できるのがオンプレミス(シングルテナント)型のビジネスチャットツールです。

 

リスクヘッジの為のオンプレミスとは

オンプレミス型とは、端的にいうと『自社サーバーにソフトウェアをインストールするタイプ』のことです。

近年様々なクラウド型のサービスが増えている中で、従来通り自社内専用の環境にシステムの構築を行うため、クラウド型のように外部に依存することはありません。

また、オフラインでも利用が可能なため、インターネットの障害時や外部からの攻撃リスクを抑えることも可能になります。場合によっては社内のツールとの連携も行うことができるため、独自の環境構築やセキュリティーポリシーに合わせることもできます。

したがって、セキュリティの強化ができるという点や、カスタマイズを行うという点では非常に優れたシステム環境となります。

 

これらのようにオンプレミス型のメリットは多くあるにも関わらず、クラウド型の方が普及が多い理由としては、コスト面や運用面などに焦点が当てられる事が多くあります。

クラウド型サービスの多くは、無料版として利用できる範囲が広く、初期の導入コストや運用面もベンダー側に委ねられているため自社内での構築やカスタマイズに時間がかかる事はほとんどありませんが、

オンプレミス型の方は初期の導入コストとランニングコスト(利用料や保守)がかかるケースが多く、クラウド型に比べて導入ハードルが高いのは事実です。

 

会社としてクラウド型かオンプレミス型か、どちらのサービスタイプを選定するか議論されることも多々ありますが、取り扱う情報によって判断するのも1つではないでしょうか。

例えば、セキュリティリスク上問題が無い情報だけを取り扱う場合はクラウド型の方がコストパフォーマンスが良いケースもありますが、チャットツール=コミュニケーションツールのため、取り扱う情報は無限に広がってしまうため、オンプレミス型の方が向いているということがいえます。

基本的に社内や取引先も含めて送受信する情報は、機密情報や顧客情報、独自資産となるデータやノウハウなど、外部に漏れてはいけないこと多いため、ビジネスチャットの場合オンプレミス型を推奨できる企業はほとんどです。中でもセキュリティ面で気を付けなければいけない企業としては、

  • 従業員数が多い企業
  • 個人情報を取り扱う企業
  • ISMS導入企業
  • コンプライアンス上クラウド型ツールを導入できない企業
  • 社内の独自ルールが厳しくカスタマイズの必要性が高い企業

など、セキュリティ面の欠陥によって致命的なダメージを負う可能性がある企業はこういった対策はするべきだと考えられます。

 

オンプレミス型を導入する際のポイント

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一番はセキュリティに対しての問題をクリアすることかと思いますが、いくつか比較対象のツールがある中で選ぶポイントがあります。

  • セキュリティ面(WAF/脆弱性診断/SSL暗号化)
  • ツール自体の使いやすさ(わかりやすさ)
  • 対応デバイス範囲
  • 検索機能の充実化
  • スタンプ機能の有無
  • 価格面
  • サービス提供会社が信頼できるかどうか

など、導入目的と導入後のイメージに一番近いツールを導入することで、導入メリットを感じやすくなるのではないかと思います。

 

数あるビジネスチャットの中でもバランスの取れたツールが「TEんWA」というサービスです。

上記で挙げたポイントの評価も高く、導入している企業規模としても数十人から数万人規模まで実績があるため、各企業のフェーズに合わせた形でカスタマイズができる点も支持されています。30日間の無料トライアルも行えますので、画面のイメージや操作感も簡単に確認することができます。

会社としてビジネスチャットを導入する目的は、コミュニケーションロスやストレスを無くし、業務のスピードの向上を図ることがほとんどです。

安全安心で快適なグループウェアの環境を構築して、更なる業務効率のアップを目指してみてはいかがでしょうか。

 

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