ビジネスチャットに既読は必要?今求められている機能とは

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昨今メールではなくビジネスチャットでの業務コミュニケーションが非常に増えてきているのは周知の事実かと思いますが、その中で「既読」機能の必要性が様々なところで議論されています。

ビジネスチャット自体はメールの代替として、社内連絡、社外とのプロジェクト進行など、様々なシーンで活用されており、よりスピーディにコミュニケーションが取れることが最大の強みになっています。機能としての手軽さもあり、余計な定型文や宛先の入力など、メールでは都度必要になっていた部分が取り除かれ、気楽に連絡をとれるツールとして定着しつつあります。

このビジネスチャット普及の背景としては、「Skype」や「LINE」「Facebookメッセンジャー」などの一般的なチャットツールが世界中で利用されたことが挙げられますが、プライベートのツールとは別に、専用の環境を導入することでセキュリティリスクも回避できるビジネス用のチャットツールの導入で仕事とプライベートの連絡ツールを分けられることも大きな利点のひとつです。

こういった状況の中でなぜ「既読」機能の必要性が議論されているのでしょうか。

 

LINEがもたらした既読文化

MMD研究所の調査によると、

LINEの利用が全ての世代において85%を超える

出展:MMD Labo

とのデータもあり、日本のコミュニケーションツールとしてLINEをメインに使っている人が多く、

その機能のひとつである「既読」に関連した『既読スルー』が大きな社会問題にもなりました。

 

「メッセージを送って既読になっているのに返信が無い」

「既読にしちゃったので返信をしなければいけない」

など、双方向のコミュニケーションスピードが速いが故に、目の前に相手がいるような錯覚に陥り、相手の状況がわからず見ているはずなのに返信をくれないと不安になったり、すぐにメッセージをチェックした後は返事をしなければ『無視した』と思われてしまうなどの強迫観念を抱いてしまうというものです。

このような既読文化はビジネスシーンにおいても、様々な影響が出ると議論されており、現状では既読機能をつけていないビジネスチャットが多く存在しています。

 

なぜ既読機能が無いものが多いのか

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普段私たちが使っているコミュニケーションツールの多くには「既読」や、入力中に表示される「…」など、ほぼリアルタイムに相手の反応が分かる機能が導入されています。

メッセージを送ったその瞬間にこれらの反応があることでリアルタイム性が増し、コミュニケーションが早くなりますが、応答に時間がかかっているときなどふとした瞬間にチャットのラリーが途切れた場合は、プライベートのツール同様、受け手からすると待ちの態勢になりますし、発信者側からするとすぐに返信をしなければいけないなどのプレッシャーがかかります。

 

リアルタイムでコミュニケーションをとっていなかったとしても、通知アイコンで①と出ている場合には、誰もがすぐに内容を確認したいと思ってしまうものです。

ただし、内容を確認し何等かの質問が来ていた場合や意見を求められていた場合、確認をして欲しい場合など様々ですが、既読になってしまうと、すぐに何らかの返信をしなければという感覚にもなってしまいます。

これらすべてのチャットに、すぐに応えていけるのはベストですが、どうしても手が離せない状態や優先順位の問題ですぐに返信ができないことも多々あるのが現状です。

 

立場によってもプレッシャーの感じ方は様々で、上司と部下、取引先への返信など、既読をしているにもかかわらず返答が無いと相手に対して何らかの不快感を与えてしまう可能性が出てきますし、そういった不安を残したまま業務を行わなければいけません。

 

ビジネスシーンにおいて、こういったリアルタイム性のあるコミュニケーションは、従来の電話やビデオチャットなど、相手と常に同じ時間軸でコミュニケーションをとる方法の方が向いており、チャット方式で行おうとすると常に相手の都合に合わせた形で時間を拘束されてしまう恐れもあります。

これらの理由からビジネスチャットツールでは既読機能が無いものが多いのではないかといえます。

一方で、こういった背景がある中でも既読機能がついていた方が業務スピードが早くなるのではないかといった声も多く出ています。

肯定派が考えるメリットとはどんなものでしょうか。

 

ビジネスチャットでも既読機能が求められている理由

プライベートでのチャットツールが一般化され、承認欲求が強い人にとっては発信したことによる反応はとても重要項目になってきています。

相手の反応確認のひとつとして、既読のチェックはコミュニケーションツールを使う大きなポイントとなってきますが、この機能が有った場合のメリットは、

  • チャットを見ているのか見ていないのかがすぐに分かる
  • 逆に相手が見ていない事が分かる
  • 見ていなければすぐに電話ができる

など特に急いでいる状況では大きなメリットが出てくると考えられます。

 

既読済の場合は追加で電話をしてすぐに確認などもできるケースも多くありますが、

相手が読んだか読んでいないかがわからない場合は既読が付くまで待つか、すぐに電話で確認をとる必要がでてきます。

機能として優れている点もありますが、メリットとデメリットという観点からすると、その時の状況や立場によって表裏一体といえます。

こういった中で、双方の意見を良いとこ取りしたような機能が付いているビジネスチャットツールがあります。

 

良いとこどりをした「見ました機能」について

既読機能が無い場合は相手がメッセージを見たかどうかがわからず、付いている場合は原則メッセージを見た時点で既読プレッシャーがかかるなど、両方にとってちょうどよいポイントが無いかを記載してきました。

ここで紹介する「見ました機能」については、自分のタイミングで相手に対してメッセージを確認した旨を発信できるという機能です。

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通常はメッセージを見て「確認しました」などとコメントを入れる場合もありますが、複数人のチャットグループの場合や、確認事項が多い時、コメントを残すまでいかないようなニュアンスの時などいろいろなケースで活用できる便利な機能です。

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この機能によって発信者側の承認欲求も満たされ、受信側も自分のペースで業務を進めやすくなるため、これまで議論されてきた中での良いところをふまえたバランスのとれた機能になっています。

 

この機能がついているツールは「TEんWA」というもので、クラウド型、オンプレミス型と両方の導入パターンも用意されておりセキュリティ対策も万全なグループウェアです。

機能面についても他のビジネスチャットツールについているような基本的な機能や、最短で意思疎通ができるようにするためのスタンプ機能などビジネスシーンで必要な機能は完備されているため、様々な業種業態で導入が増えている今話題のビジネスチャットツールです。

もちろん社内SNSのように社内コミュニケーションツールとしての活用もできますし、社外のプロジェクトチームとの業務利用も可能です。

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「見ました機能」によってコミュニケーションによるストレスを無くし、より快適な環境で業務を行うことは、会社の売上アップの潜在的なポイントとなることかと思います。

ビジネスチャットをご検討の方は「TEんWA」をチェックしてみてください。

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