仕事の効率がアップする!? デスク周りの整理術

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職場のデスクは、忙しいとついつい散らかりがちです。忙しくなくても、片付けが苦手で…という人も多いでしょう。

しかし、デスク周りが整理されていない机では仕事効率が下がってしまい、ストレスも感じやすくなるため注意が必要です。

ここでは、仕事しやすくするためのデスク周りの整理方法についてご紹介します。

 

デスク周りをきれいに保つ習慣

デスク周りが散らかっていると、「探し物に追われて仕事の時間が奪われる」「重要な書類を紛失してしまう」などの恐れがあります。

デスク周りは仕事を進める場所であり、情報を離発着させる空間です。

 

まずは次の習慣を身に付けましょう

  1. 持っている資料などを分類する・整理する
  2. 不要なものは捨てる。近くにゴミ箱を設置する
  3. 共有する書類は職場で共有場所を設置し、個人のデスクには置かない
  4. やりかけや手つかずにいる書類などは進捗別で分類する
  5. 退社時の机は
  6. 私物は持ち帰る
  7. 定期的に整理整頓の時間を設ける

 

デスク整理のルールを決める

デスク周りが散らかってしまうのは、何を残して何を捨てるか、どこに収納するのかが明確に決まっていないためです。デスク周りをきれいに保つには不要なものは処分し、使うものを一定の位置に保管する必要があります。

このため、デスク周りをきれいに保つためのルール作りを行いましょう。

 

デスクの上をエリアで使い分け

まずは、デスクの「使い方」のルール決めをしましょう。

まず左奥を「常用ゾーン」右奥を「仮置きゾーン」、手前一体を「作業ゾーン」として物を配置してください。

<常用ゾーンに置くもの>

電話やメモ帳など、常に使用するものや毎日必ず使うものを置きましょう。

<仮置きゾーンに置くもの>

文房具や辞書など、進行中の仕事で使うものを置きましょう。

<作業ゾーンに置くもの>

ノートやパソコンなどを置いて作業をします。帰宅するときは片づけて何も無いようにする場所です。しかし、パソコンは置いておいても良いでしょう。

 

キャスター付き引き出しの使い方

机の下や脇にワゴンがある場合は、サイズに合わせて整理をしていくのが大切です。

 

小引き出し

一番上の小引き出しは、文房具入れとして使いましょう。文房具はこまごまとしたものが多いため、トレーを使って目的別・種類別に分けていくのがコツです。またしまうものも精査していきましょう。使わないものは共有スペースに寄付し、壊れたものは捨ててください。

 

中引き出し

この引き出しは、さまざまな使い方があります。仕事の内容によって異なってくるでしょう。個人で買った参考書や辞書、名刺、常備薬、おやつなどをしまっても良いでしょう。

 

大引き出し

A4サイズの書類を立てて収納します。手前に作業中のフォルダーをしまい、後方に共有しない個人的な資料などを収納していきます。書類をしまう際はタグつきのフォルダーを使用すると見やすくなります。また、スペースが余った場合は奥に通勤鞄をしまうのもオススメです。

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デスクの使い方次第で、その人の作業効率は上がり、それに伴い周囲からの評価も上がることでしょう。なによりスッキリした環境で働くことは気分が良いものです。

 

また整理整頓が必要なのは、デスク周りばかりではありません。

オフィス作業に欠かせないPC内のファイル管理やTODO管理も同様に整理整頓が必要です。

この記事をご覧のみなさんは、どのようにデジタルデータの管理を行っていますか?

 

最近のオススメは「ビジネスチャット」といったツールです。

ビジネスチャットは、連絡手段としてだけではなく、従業員同士の作業スケジュールをはじめ、TODOリストを共有することができます。

部下の作業効率を高めたいと思われたら、まずは情報の共有が重要です。

まだ導入していない方がおられるなら、ビジネスチャットを利用してみてはいかがでしょうか。

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