上司への質問 わからないことを聞くための4つのポイント

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ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

「仕事で解らないことがあった!」

「決めなくてはならないことがあるけれども判断に迷う!」

そんな時に上司に質問をしたいこともあるでしょう。

ですが、上司も忙しいと解っている、面倒くさいと思われたくない、などの理由で質問をためらってしまうことはありませんか?

そんな時に回答を的確に短時間で引き出せて、かつ相手に煩わしいとも思われないような質問のポイントを考えてみましょう。

 

タイミングを狙う

会話にはタイミングが重要です。

たとえば他の人と上司が会話をしている途中に割って入ってはいけません。とても重要な話をしているかもしれませんし、お客様と話をしているのかもしれません。

上司側に時間や状況的に余裕がない時には、質問をしたとしても求めていた回答が返ってこない可能性もあります。

とは言え、それが休憩時間中などのあきらかな雑談などである場合には、申し訳ありませんがと声をかけてから割って入るのは構わないでしょう。

 

要点を明確にする

上司を相手にした場合に限ったことではありませんが、これはとても重要です。

自分の状況がどういう状況であって、自分が解らないことが何であるのか。そして知りたいことが何であるのかを明確に伝えましょう。

それぞれの項目を1行ずつのメモに書き出しておくのもいいかもしれません。

またその際、その問題に対して自分が解っていることと相手が解っていることを把握しておくことも重要です。

まず事態に関しての相手と自分の理解の差を埋め、それから自分の必要としている情報や欲しい判断を明示する。これがポイントです。

 

質問は具体的に

上司に投げ掛ける質問は出来る限り具体的にしましょう。

可能であればYesかNoで答えられるようなものにしてしまうのがベストです。

「こんなことがあったのですがどうしたらいいでしょう」ではなく「こんなことがあったので、これこれこうしたいのですがよろしいでしょうか?」などです。

そこまで絞ることが出来ない場合は、回答の範囲を絞った質問の方が相手も短時間で答えることが出来ます。例えば「こういうことがありましたが、AかBかCの対応を取りたいと思いますが、どれがいいでしょう?」という形です。

 

伝達手段を検討する

緊急ではない質問事項に関しては口頭ではなくメールなどの文書などで尋ねるというのもひとつの手です。メールやチャットの場合は、会話内容が文面に残りますから、後から内容を確かめることも出来ます。また「言った」「言わない」などのトラブルを避けることもできるので作業の効率化につながるはずです。

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質問は「タイミングを計って」「解りやすく」「具体的に」するのがコツです。質問すること事態を苦手に感じて解らないまま仕事を進めてしまうことだけは避けるようにしましょう。日頃から口頭とビジネスチャットなどを使い分けて、上手にコミュニケーションをとってみてはいかがでしょうか。

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