上手に仕事メモを取るには? 6つのコツをご紹介!

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仕事中メモを取ることはとても多いですが、そのメモは効率的に取れていますか? メモを取ることに精一杯になって会議が頭に入ってこなかった、なんて経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか? 上手なメモ取りは仕事の効率にも直結します。

ここでは無駄なくメモを取るためのポイントをご紹介します。

ノートを使う

1枚ごとに使い捨てるメモ用紙を利用するよりも、情報を常に1つの冊子としてとどめて置けるノートを使うことをオススメします。

複数の会議に出席する場合でもノートは1冊で大丈夫です。会議の内容によっては話が前後することがあり、一見関係のないような情報でも時系列にまとめていくことで新しい発見が生まれてきます。さらにはノートを見返すことで自分の思考の整理も出来ます。

 

ひとつの議題に対して1ページ単位で用紙を使う

メモがページの半分までしか埋まっていなくても、議題が変わった場合は次のページに進んでください。ノートの1ページに情報を詰め込み過ぎると、あとで見返した際に情報が混同しやすくなります。そうした情報を避けるためにも「1議題に1ページ」というルールを設けておくことが大切です。

 

きれいに書く必要はない

ノートに書く文章は、綺麗に整っている必要はありませんし、漢字で書いておく必要もありません。見直した際に自分が内容を理解できればいいので、最悪自分が理解できる程度の文字でノートを取りましょう。メモを取っているうちに、書き留めておくべき言葉やポイントが段々と理解するようになってくるものです。

そういった意味では箇条書きにする癖をつけるのもいいかもしれません。

 

記入する言葉を色分けする

メモを取るときに文字を不必要にカラフルにする必要はありませんが黒、赤、青ぐらいには分けられるといいでしょう。色分けして書くときに片手で操作できる三色ボールペンは便利です。

重要だと思った単語を赤で書くだけでも後から見返したときにポイントとなる部分がすぐにわかります。

 

5W3H

5W1Hと言われる文章の基礎要素があります。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • Why(なぜ)
  • What(何を)
  • How(どうした)

です。

これに

  • How many(どれぐらい)
  • How much(いくらで)

を足した5W3Hをメモを取る時に意識してみると、簡潔なメモを取りやすくなるでしょう。

 

ホワイトボードなどは写真を撮る

無理をしてすべて手書きで書き写そうとする必要はありません。

文明の利器である携帯電話はビジネスマンであれば、まず手元に持っているでしょう。携帯電話のカメラ機能を活用してください。手書きでメモを取らなければ頭に入らないという意見もありますが、特に数字などは手書きで書き写すよりも写真で正確な数字を取得するほうがよい場合もあります。

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メモを取ったからといって安心して記憶に情報を定着させることを忘れてしまっては本末転倒になってしまいます。

最近では、スケジュール管理やTODO管理の機能が付いたビジネスチャットなどがあります。メモを取った後に、チャットを利用することでプロジェクトメンバーに情報を共有したり、TODO管理を行ったりといったことが楽になります。

的確なメモを取ることはビジネスにおいて大いに役立ちます。その上でビジネスチャットといったツールを利用することで、より効率的な仕事につながることでしょう。

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