社内メールの管理は簡単にできる。おすすめの管理法とは

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メールが一般化したビジネスの場では、社内メールの管理は必須事項。管理者だけが注意するのではなく、利用するビジネスマン各々がメール管理に対する意識を高めなくてはならない時代です。

ここでは、社内メールの管理法や、誤送信などによる外部漏れを防ぐ方法について紹介します。

すぐに始められる社内メール管理法

特別な技術を持たない人でも行える、基本的なものを紹介しましょう。

受信トレイを空にする

毎日受信トレイを空にしておくことはメール管理をする上での基本中の基本です。

未読・既読にかかわらず、毎朝出社したときに、受信トレイにあるメールをすべてフォルダに入れてしまいましょう。受信トレイのメール数を極力ゼロに近づけておけば、重要なメールや緊急のメールが届いた際の返信忘れ防止になり、不要なクレームなどを受けずに済みます。

 

フォルダ分けする

フォルダ分けすることで、どこにどのような種類のメールが保存されているかすぐにわかるようになります。

しかし細かく分けすぎたり、逆に大雑把であったりしては、使いにくいものになります。そこで、上手にフォルダ分けするための“項目例”を紹介しましょう。

 

・「優先的にやる」「後で」「保留」フォルダ

フォルダ名は自分にとってわかりやすいものにすればいいのですが、要は対応の優先順位で3つのフォルダに分けるということです。出社したらまず、受信トレイのメールをこの3つのフォルダに振り分けます。すぐに対応が必要なものから手を付けて、それが終われば次へと順を追って業務を進めることができますから、仕事の効率も上がることでしょう。

 

・「情報用」「参考資料用」フォルダ

返信や対応の必要がない、メルマガや情報サイトなどのメールは、それ用のフォルダに自動振り分けされるように設定しておきましょう。暇な時間に読んでみて、不要になれば削除するようにします。

 

ほかにもプロジェクトごとの個別案件フォルダを作ったり、年月日など時間ごとにフォルダを作ったりする方法もあります。自分の仕事のスタイルに合ったフォルダ分けをして、すっきりとした受信トレイを目指しましょう。

 

■メールの保存期間を決める

いくらフォルダ分けして受信トレイをすっきりさせても、フォルダの中にいつまでもメールを残していれば同じことです。定期的にフォルダの中を整理する必要があります。自分で保存期間のルールを作り、時期が来たものから削除するようにしましょう。いつまでも消せない重要なものには「保存フォルダ」など、長期的に保存するメールのためのフォルダを作り、そこに振り分けるなどの方法がおすすめです。

 

社内メールの誤送信を防ぐ

自動表示されるメールアドレスが間違っているなどを理由に、社内メールを外部に送っていたり、BCCと設定したつもりがCCになっていて顧客のアドレスが流出したり、などのトラブルがよく聞かれます。会社の責任問題にも発展しかねないので、絶対に起こしたくないものです。

これらの問題を防ぐのに役立つ、誤送信防止のためのアプリが存在します。外部のアドレスに送信しようとしたときなどに、そのことに対する注意喚起をしてくれるものです。

ほかにも、社員同士のコミュニケーションには極力メールは使わず、ビジネスチャットなどを用いるというのもひとつの手でしょう。これだけでも社内情報の外部漏れを防ぐのに大きな効果が得られます。

 

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現代社会ではメール管理もビジネスマンの心得のひとつ。ここで紹介したメール管理法や、ビジネスチャットなどを導入して、効率的かつ正確な仕事ができる環境を作ってみてはいかがでしょうか。

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