業務効率

ビジネスチャットで簡単議事録共有

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ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

ミーティングやカンファレンスといった場で、どうしても開催までに時間がかかってしまうとお悩みではないでしょうか。参加者を集めるための挨拶周りはもちろん、資料の準備、移動時間、さらには手際よく行うためのレジュメ作成や事前に伝えておくべきことなど、開く側の負担は予想以上に大きいものです。

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ツールを導入して満足する企業が多い?

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IT技術を、積極的にビジネスシーンに取り入れようとする流れが加速しています。これまではWEB業界をはじめとした一部の企業での導入が目立っていましたが、こうしたツールは現在では非常に広い分野で利用が可能になっています。さらに、導入により大幅な効率化が可能なものも少なくありません。特にクラウドサービスは、業務効率化を考える企業での需要が増え、近年では様々な分野にツールが波及し、種類が大幅に増えてきています。

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客先で困った!ビジネスチャットだからできる即対応

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営業担当者は、商談をはじめとしたさまざまな場面で多くの知識は持っていなければなりません。それは、客先で突然予想もしなかった質問を貰ったり、自社製品について細かい部分まで説明が求められたりすることがあるからです。中には、予想していなかった資料を求められたり、別の商材についても検討したいといった返事をその場でもらったりすることもあるでしょう。

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「後で返信」機能について

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日々忙しいビジネスシーンの中で、手が空く時間は限られています。ビジネスを行う上で、やらなければいけないことは多く、なかなか他のことにまで手が回せないということもあるでしょう。しかし、後で返信しようと思ったメールも、業務が忙しくなってくると、そのまま忘れてしまう可能性もあります。

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社内タスクの管理が楽

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仕事をしていると、次から次へと予定が決まっていきます。予定同士が絡み合い、複雑になっていく現在のビジネスシーンでは、しっかりとタスク管理をしていかなければいけません。そもそもタスク管理とは、自分がやらなければいけないことを管理することを指しています。

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外部とのやり取り

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社内資産を活用することは大切ですが、仕事のすべてが社内で完結できるわけではありません。業務の内容や社内リソースの状況によってはアウトソーシングを利用したほうが良いと判断するケースがあることでしょう。そんな外部とのやり取りといえば、かつては電話が主流でした。また、内容が難しい場合には直接出向いて説明することもありました。

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業務効率化をはかるために!こんな事例にチャットは強い!

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最近では、社内SNSが電話やメールと並ぶ新しいコミュニケーションツールとして注目されています。その大きな理由は、チャット機能によって仕事の効率化が図れるからです。例えば、部署内で意見をすり合わせて早急に決定しなければならない事柄ができたとしましょう。しかし、メンバーの多くは出張や営業回りなどで外に出ており、すぐに会社に戻ってくるのは不可能です。このような場合、従来ならば上司がひとりひとりに電話をかけて、意見を取りまとめなければなりませんでした。

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業務効率化のための最適なツール!ビジネスチャット

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会社での業務の中で、1人で完結する仕事はそれほど多くないのではないでしょうか。他部署との連携が必要な場合や、上司や同僚と一緒に仕事をすることがほとんどでしょう。仕事中に急いで確認したいことがあり、別のフロアにいる人に何度も電話したけれど出ない。留守電に入れたけれど聞いてもらえているだろうか、メールしてみようか、と思ううちに時間だけが過ぎていってしまう。このようなことは、よくあることです。また、自分がそうであるということは、他の人も似たような状況にあるということが考えられます。このちょっとした時間を有効に活用することに業務効率化のヒントが隠されていることがあります。

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業務効率化にビジネスチャットが役に立つ!?

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コミュニケーションが円滑に行われることは、ビジネスにおいて重要なポイントです。同じプロジェクトに携わるメンバーは、常に同じ情報を共有していないとプロジェクトの進行に支障をきたすおそれがありますし、経営者が目指す方向が社員にも共有されていないと、従業員それぞれの力が分散してしまい効率が悪くなってしまいます。そのため、多くの会社は、どうしたら効率的なコミュニケーションを実現できるかについて悩んでいるようです。

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