昨今メールではなくビジネスチャットでの業務コミュニケーションが非常に増えてきているのは周知の事実かと思いますが、その中で「既読」機能の必要性が様々なところで議論されています。
ビジネスチャット自体はメールの代替として、社内連絡、社外とのプロジェクト進行など、様々なシーンで活用されており、よりスピーディにコミュニケーションが取れることが最大の強みになっています。機能としての手軽さもあり、余計な定型文や宛先の入力など、メールでは都度必要になっていた部分が取り除かれ、気楽に連絡をとれるツールとして定着しつつあります。
このビジネスチャット普及の背景としては、「Skype」や「LINE」「Facebookメッセンジャー」などの一般的なチャットツールが世界中で利用されたことが挙げられますが、プライベートのツールとは別に、専用の環境を導入することでセキュリティリスクも回避できるビジネス用のチャットツールの導入で仕事とプライベートの連絡ツールを分けられることも大きな利点のひとつです。
こういった状況の中でなぜ「既読」機能の必要性が議論されているのでしょうか。
ビジネスチャットをオンプレミス（シングルテナント）というお客様専用環境で運用を行う事で、セキュリティリスクを回避し安全安心なコミュニケーションを推進する企業が増えています。
チャットツールの普及によって従業員間での社内SNSのような活用や、社外とのコミュニケーションツールとして利便性が増している反面、従業員のリスクマネジメントが行き届いていない場合、重要書類やデータの添付などに関して、セキュリティ対策に不安があります。
各プロジェクト単位や小規模のコミュニケーションなど、セキュリティ強化にコストがかけられない場合はクラウド型でも十分対策ができますが、利用人数が多い場合や、全社導入の場合はセキュリティリスクを考えていかなければいけないため、この場合はオンプレミス型での導入が望ましいとされています。
ここ数年で、多くの企業がビジネスチャットツールを導入するようになってきました。
とはいえ、「情報のやり取りなら電話とメールで十分。ビジネスチャットツールを導入するメリットはあるのか？」などと考えている企業もあることでしょう。
使い方によって、ビジネスチャットツールは社員のモチベーションをアップさせることも可能です。
ここでは、ビジネスチャットツールをうまく使って業績アップにつなげている実例をご紹介します。
今やSNSはビジネスシーンでも欠かせないツールとなっています。
社内でのやり取りにLINEを使っている人も珍しくありません。また、取引先との連絡手段にLINEを使用している人もいるでしょう。
しかし、気軽に連絡できるSNSだからこそ注意すべき点も多々あります。
ここでは会社関係の人とSNSでコミュニケーションを取る際、気を付けるべきポイントをご紹介します。
仕事で社内外の人とちょっとしたやり取りをする際に、どんなツールを使っているでしょうか。席を訪ねたり電話したり口頭で伝えるのは手軽ですが、相手の仕事の手を止めてもらうことになります。忙しい相手だと、忘れられてしまうこともあるかもしれません。一方、メールは文字でやり取りを残すことができますが、短いやり取りを繰り返すと管理しづらくなりやすいという難点があります。
ITに関する技術は、常に進化を遂げています。その進化の早さは、数か月前の最新がすでに時代遅れになってしまうようなスピードだとも形容されます。有名なムーアの法則からいえば、2年では2.52倍に進化し、10年では101.6倍にまで到達するとすら考えられているのです。これは集積回路の進化を表すものですが、それだけIT技術は進化が早いということを表しているのでしょう。
ビジネスチャットを利用することで、企業の営業活動をさらに積極的にスピーディにすることができます。営業は企業の安定、発展には欠かすことのできないアプローチです。どんなに自社製品が良くても、安定した営業力がなければ取引先、ユーザー、スポンサーにそれを訴えかけることができず、信頼を得ることもできません。そんな営業活動を支えて、スムーズでスピーディな対応を可能にするサービスがビジネスチャットです。それぞれの企業の抱える営業面での問題点に対して、それぞれのクラウドサービスが役立ち、解決へと導けるに違いありません。
■プロジェクト管理でケアレスミスを防ぐ
ビジネスチャットでは、単なる社内コミュニケーションのためのチャットに限らず、より効率の良いビジネスを実現するツールとしても活用できる可能性があります。業務は会社の規模やプロジェクトの大きさ、関係者の人数の多さなどによってより複雑化してしまい、必要な情報の共有や管理、関係者同士のコミュニケーションなどが難しくなるものです。
LINEをはじめとするSNSが多くの人に人気があるのは、気軽に書き込める、スタンプを楽しめるといったメリットがあるからです。それはビジネスチャットにも反映されています。
ビジネスチャットの魅力はちょっとした内容でも報告したり、連絡したりできる点です。もちろん、メールでも書きたいことは何でも書くことができます。
少し前までは社内コミュニケーションはメールで、という企業がほとんどでした。しかし、LINEの普及によりプライベートでもLINEが人気になるとともに、企業内のコミュニケーションツールとしてもLINEをはじめとするチャット形式のツールを利用し始める企業が増えています。
