■ビジネスシーンには不向き？ 電話とメールの落とし穴
ビジネスでのトラブルを迅速に解決するには、正確な情報を素早く共有することが大切であり、連携している外部企業にも共有事項をいち早く伝達する必要があります。そのためのコミュニケーションツールとして、最も適切なものとは一体何なのでしょうか。
迅速なトラブル解決にも役立つビジネスチャット
ビジネスチャット
社内SNS活用中！導入に成功した企業の共通点とは？
☆導入の目的は明確に！
社内SNSは最近のビジネスシーンのトレンドですが、導入したからといって必ずしも社内のコミュニケーション不足を解消できるわけではありません。とりわけ社内SNSの導入で気を付けたいのは、導入に際してその目的を明確にすることです。なぜ社内SNSを導入するのか、それが重要なポイントになります。社内SNSを導入すれば企業が上向くのではないかという漠然とした目的では、導入したところで結局あまり使われずに終わってしまうということにもなりかねません。また、そもそもSNSというツール自体に慣れていない人にとっては、「導入したから使ってください」と言われてもどうしたらいいかわからないものでもあります。SNSに慣れている人だけが利用していたとしても、社内全体のコミュニケーション不足を解消することにはつながりません。社内SNSはあくまで社内全体で利用してこそ意義があるビジネスツールなのです。どれほど優れた道具であっても、その用途や目的が曖昧であると宝の持ち腐れです。社内SNSを導入する際は、まずはなぜ社内SNSを導入するのか、導入によるメリットにはどのようなことがあるのか、などを明確にすることが大切です。
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社内SNSの導入に失敗してしまう原因とは？
☆起こりがちな失敗例はこれだ！
社内SNSは電話、メールと並ぶ第3の主要コミュニケーションツールとして注目されています。SNSの最大の特徴は複数の人間が同時かつ気軽に情報交換をできる点です。そのため、部署を越えた交流が可能になり、企業全体での意思統一や情報共有が容易になると言われています。実際にそうした効果を狙って、SNSを導入する企業が増えてきているわけですが、期待に反して、意外とうまくいかないケースも多くあります。中にはSNSのことをよく理解しないままにワンマン社長のひと声で、導入が決定されたなどという事例もあります。そういう場合、社員もSNSの使い方がよくわからずに、誰も使用しないまま自然消滅してしまうのは極めて当然の結果です。しかし、それとは逆に、社員の多くがSNSに精通しており、導入当初から相当な書き込みがあったにも関わらず上手くいかなかった例も少なからずあります。役員たちも積極的に参加し、会社全体のコミュニケーションが活性化されたように思われたにも関わらず、半年後にはSNSを誰も利用しなくなるのです。また、会社によっては、業務日誌や部活動の報告をSNSで報告することを義務付けて継続化を図る場合もあります。しかし、それらの多くも結局、時間がたつと形骸化され、SNSの定着には至りません。さらに、社内SNSがそれなりに機能していたにもかかわらず、社長や役員が仕事の結果に対して特定の人間を糾弾するような書き込みをしたために、急速に使われなくなったというパターンもあります。
社内SNSが社員にもたらす効果とは！？
☆仕事もはかどりストレス減少！？ヨコのやりとりがしやすくなる
社内におけるコミュニケーションの活発化は、業績にもかかわってくるとても重要な要素の一つです。ただ、会社の規模が大きければ大きいほど、多くの社員とやりとりをすることはどうしても難しくなってしまいます。社内SNSやビジネスチャットはそうした社員同士のコミュニケーション不足を解消し、仕事の効率をアップさせるツールとして注目を浴びています。とりわけ部署を超えたようなヨコのやりとりは、会社の規模が大きいほどに重要度も増します。たとえ自分が直接は関わっていない製品だったとしても、雑感や感想を社内SNSやビジネスチャットで報告することで、新たな視点や発想で製品の開発が可能になるでしょう。休憩スペースでの何気ない会話から新しいアイデアや発想が生まれてくる経験をしたことがある人も多いかもれません。社内SNSは気軽に情報交換ができる場として、ストレスなく部署を超えたコミュニケーションを取ることができる新しいビジネスツールです。普段の職場とは異なるヨコの関係をより密にするツールとして、社内SNSをうまく活用することができれば、仕事もはかどりストレスを減少させることにもつながるでしょう。
社内SNSを導入してよかった！ 成功事例集
☆離れた拠点との業務連絡がスムーズになった事例
社員数が多く全国各地に支社を置くような企業では、異なる支社の社員同士がひとつのプロジェクトを遂行しなければならないということもあるでしょう。離れた拠点との業務連絡は、電話やメールだと意思疎通が不十分になり業務がスムーズに行えないこともしばしばあります。そんな離れた拠点での情報共有に便利なのがビジネスチャットです。ビジネスチャットを導入すれば、ユーザー登録やグループの変更などを一括管理できるため、数十人、数百人を超える社員への情報共有も簡単かつスムーズに行えます。さらには支社をまたいでプロジェクトチームが発足した場合でも、プロジェクトチームのグループを作成すれば「誰と連絡を取れば良いのか」「チーム全員の意見を聞きたいけど時間がかかって大変」といった不具合を排除できます。手軽にテンポ良くコミュニケーションがはかれるため些細なことでも発信しやすく、その結果、メンバーの結束を高めることにも繋がります。また、急遽外部のメンバーがプロジェクトに参加することになっても、ゲスト招待機能を活用すれば既存メンバー同様に迅速なコミュニケーションが可能です。チャットログを保存できるため、「誰が・いつ・何回発言をしたか」を遡って確認できるため、コンプライアンス対応もばっちりです。
社内SNSを導入する業務上のメリットとは？
☆メールで起こりがちな問題を解決する！
メールは、代表的な情報通信手段の一つとして浸透していることから、年代問わずに利用しやすく便利なツールでもあります。しかし、ビジネスで活用するにおいては問題点もあるようです。
その1つとして挙げられるのが、メールは返信までに時間がかかってしまいやすいという点です。メールは、社内でやり取りされるものだけでもかなりの量になります。その1つ1つに目を通し、きちんとした文章を考え、その中で自分の持っている情報を明快に提示していかなければなりません。これはとても手間がかかる作業でもあります。そして、時間をかけてメールを作成したのにも関わらず、文章が長いために内容が伝わりづらいこともあり、このことが受けて側からの返信が遅くなる要因にもなります。
企業内に広がる社内SNS！よく使われているものとは？
☆プライベートとの兼ね合いが難点？Facebook
Facebookは無料ですべての機能が使えるうえ、すでにアカウントを持っている人が多いため、非常に便利なSNSの1つです。実際にFacebookのチャット機能を使って業務連絡を行ったり、あるいは名刺交換代わりにFacebookのアカウントを教えあったりしたという経験がある方も多いでしょう。利用者が多く、導入にコストもかからないFacebookは魅力的なコミュニケーションツールです。しかし個人で利用するならともかく、ビジネス上で使うにはデメリットもあります。
ビジネスチャットツールの管理機能は メンテナンスコストを最大に抑える
危機管理のしやすさがビジネスチャットツールの特徴
グループチャットを筆頭に、多数のフタッフが利用することが前提となるビジネスチャットツールでは、「誰が参加／利用しているか」のメンテナンスが重要になってきます。
社外秘情報を気軽に外部へ漏らしてしまうスタッフはそうそういないでしょうが、プロジェクトによっては「グループ外秘」となる情報も出てきます。その場合、ビジネスチャットツール管理者側では、誰をどのグループに参加させるか、どの程度チャット内の情報を開示させるのか、といった管理に気を使うことになるでしょう。
たくさんあるビジネスチャット！選び方のポイントは？
☆まずはビジネスチャットに共通の機能を知ろう！
最近、仕事における新たなコミュケーションツールとしてビジネスチャットが注目されていますが、具体的にどのような機能を持っているかご存じですが？まず、電話やメールとの違いから説明すると、『同時に複数の人間と話ができる』という点が挙げられます。電話は1対１の会話が基本ですし、メールは一斉送信で複数の人間に情報を送れても話し合いには向いていません。この機能によって社員全員の情報共有が容易になります。また、SNSとは何が違うかというと、情報開示の範囲を自由に設定できる点です。SNSは基本的に参加者全員に対して情報がオープンです。しかし、仕事をする上では、常時従業員全員にオープンにしていると都合の悪い場合もあります。そこで、ビジネスチャットは『1対1の話し合い』、『チームでの議論』、『社員全員の意見交換』といった具合にチャットルームを自由に部屋割りできるようになっています。実際の会社でも目的に応じてさまざまな部屋があるのと同じです。さらに、電話やメールのような形式的な挨拶を排し、気軽に発言ができる仕様になっているのもビジネスチャットに共通する特徴です。日本人特有のまどろっこしい挨拶は、業務の効率を下げている面があります。そこに着目し、テンポよく話ができるように工夫を凝らしているわけです。例えば、定型の挨拶はイラスト入りスタンプで代用するなどといった具合です。その他にも、新規メッセージが即座に分かるプッシュ通知、必要な情報を横断的に探せる検索システムなどが基本的な機能として挙げられます。
ビジネスチャットの利点はどんな事例で活かせる？
☆ビジネスチャットの特性
メール、電話、SNSなど･･･巷にはさまざまなコミュニケーションツールが溢れ、遠く離れた人とでも即座に意思疎通ができる時代になりました。しかしそれらは、ビジネスの場で使われるときにはさまざまなルールや慣例に縛られ、利点であるはずの即時性や簡便性を失ってしまっています。同じ社内の人間であっても、「お疲れ様です。○○部の××ですが～」などと必要とされる形式があり、特に上司とのやり取りの際には神経を使います。
