ビジネスチャット

セキュリティとSNS!ビジネスチャットの利点とは

会議

☆ビジネスにおけるセキュリティの重要性

現在の情報化社会においては、インターネットを通して誰でも情報にアクセスできる環境が整っています。しかし、それは情報が誰の目にも触れうるものであるということ、さらに情報が悪意のある第三者の手に渡る可能性があることも意味しています。こうしたことから、情報を安全に扱う必要性は以前に比べて重要度を増しています。

ビジネスの世界においてセキュリティは最重要課題の1つです。会社の機密情報や顧客情報が外部に流出すれば、会社にかなりの損害を与えます。金銭的な損害に加え、顧客の信頼を失ったり、ブランドイメージを損なったりなどその負の影響ははかりしれません。そのため、企業は外部からの情報への不正アクセスを防止するのはもちろん、内部からの情報流出にも気を配らなければなりません。

特に現在はSNSが普及し、誰でも容易に情報発信ができるような状況になっています。それに伴い、従業員による情報流出の危険性も増大しています。実際にSNS上では、ユーザーが顧客の個人情報などを含んだ書き込みを投稿してしまうといった問題が相次いでいます。たとえ本人に悪意がなくても、不注意で情報を漏らしてしまうケースが増えているのです。

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変化するビジネス上のコミュニケーションツール

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☆メールからSNSへ!ツールの変遷

社内において幅広くコミュニケーションを取ることは、企業の業績にも直結するとても大切なことです。社内コミュニケーションのツールといえば、メールを利用することが多くあります。ただ、メールでのやり取りにはかなり限定的なことも多く、必ずしも社内のコミュニケーションツールとして優秀であるというわけではありません。とりわけ情報伝達のやり取りが一方通行になりがちで、メールのユーザー以外にはやり取りが見えないうえに、迷惑メールの問題が浮上したことから、組織内の情報伝達のツールとしては使いがたいということが露見してきました。そこで注目され始めたのがSNSという新しいコミュニケーションツールです。折しも東日本大震災をきっかけに、人と人とのつながりがより重視されるようになり、SNSなどのようなコミュニケーション型のネットツールが普及してきました。その流れが、会社という人間関係の場にも導入されるようになり、皆で情報の発信と共有をするというコミュニケーションの形が確立されていったのです。SNSはより気軽に情報交換ができるシステムとして、社内コミュニケーションのツールとして大きな役割を果たすようになってきています。

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便利な企業向けのメッセンジャーの選び方

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仕事やプロジェクトを効率良く進めていくためには、円滑な社内コミュニケーション、そして外部パートナーとの連携が欠かせません。そこで今導入企業が増えているのが、管理・セキュリティ機能を備えた、企業向けメッセンジャーです。とはいえサービスの数が多いだけに、どれを選べば良いのか?というのは悩みどころ。そこで今回は便利な企業向けメッセンジャーの選び方のポイントについて、ご紹介したいと思います。

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企業は今ビジネスチャット【LINE】が最も主流なコミュニケーションツールになっている

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◆50代でも86%が利用! シンプルさがヒットした「LINE」

2011年6月にリリースされて以来、破竹の勢いでダウンロード数、利用率を伸ばしていったインスタントチャット・アプリ「LINE」。当初は若者の間での簡単なコミュニケーションツールとして普及したLINEですが、現在では全年齢層まんべんなく普及しています。

2015年に発表された「スマートフォン利用者実態調査」(https://mmdlabo.jp/investigation/detail_1511.html)によれば、LINEの利用率は調査全体で90.3%。年代別利用率でもっとも低い数値となった50代ですら86.5%(最高値は10代で96.9%、男女別では10代女性で99.0%)です。これはLINEの最大の特徴であると言ってもいい「シンプルさ」が、IT機器に疎い年配層にとっても「簡単で便利」だと認知されていることの証左でしょう。

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「必要な人にだけ必要な事だけを」ビジネスチャット利用で業務連絡の手間を省く

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◆高い即時性を持つ「プッシュ通知機能」がビジネスチャットで活躍

高い即時性はチャットアプリのメリットのひとつです。送受信に要する時間はもちろんのこと、チャットを使用していない時でも即時的にメッセージ受信を通知してくれる「プッシュ通知」機能は、代表的なチャットアプリ「LINE」がヒットした要因のひとつとも言えるでしょう。

チャットソフト/アプリをビジネス利用する場合には、この「すぐ届く」「わかりやすく通知してくれる」機能が威力を発揮します。ソフトによっては、送信したメッセージが読まれたかどうかが確認できる「既読機能」も便利で、「留守電は聞いてもらえましたか?」といった確認のための連絡が不要になります。

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ビジネスチャットを活用して「時間と場所の制約」を取り払う

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◆互いの時間を削らないチャットの手軽さ、レスポンスの良さ

ビジネスを行ううえで、つきまとうのが「時間」の制約です。納期、締め切り以外にも、始業時間を迎えなければ相手は捕まらず、終業時間後は相手に残業を強いることになります。厳密に言えば「1日に8時間しかビジネスに使える時間はない」ため、いかに効率よく作業を進めるかは重要なポイントとなります。

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ビジネスチャットの返事を「スタンプ返し」にすることで仕事の効率が上がる

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◆電話、メールよりも気軽に使えるチャットの良さ

電話、メールに変わる新しいビジネスツールとして利用されはじめたチャットですが、これまでともっとも異なる点に「気軽さ」があるのと考えられます。電話であれば、間接的にとは言え直接の対話となりますから、当然ながらそこには対人の関係性が影響します。同僚と、上司と、外部との電話でも、それぞれ気を使う部分は異なってくるものです。

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ビジネスチャットとクラウドの連携によりデータ管理がスムーズに

クラウドでデータ管理│ビジネスチャットTEんWA

◆端末の小型化とチャット使用で作業をより快適に

ビジネスチャットは入力デバイスがPCか、タブレットかスマートフォンかを選びません。文字の入力であれば間違いなくPC(キーボード)での入力が最適ですが、短文のやり取りをするというチャットの性質上、タブレットやスマートフォンからの入力でも充分に使いこなすことができるのです。

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