■報連相は基礎スキル！ 自分は大丈夫と思っていると危険かも……
職場で求められるコミュニケーション能力は主に2つあります。そのうちの1つは、「報連相」です。報連相とは、仕事の内容を報告・連絡・相談するというもの。報連相は社会人の基礎スキルともいえるため、しっかりと身につけておくことが大切です。
職場で求められる2つのコミュニケーション能力
社内コミュニケーション
従業員満足度の向上にはコミュニケーションが重要！
■従業員満足度を高める理由とは
従業員満足度の高い企業は業績がよかったり、優秀な人材が揃っていたりと、端から見ると非常に魅力的です。では、一体どのようにして従業員満足度を向上させているのでしょうか。
SNSが作る！新たな社内コミュニケーションのかたち
☆社員は悩んでいる！？社内でのコミュニケーション不足
いつの時代も、会社内のコミュニケーションは大きな課題。これだけ多様なコミュニケーションツールが生まれている現在であっても、いえそんな時代だからこそ、コミュニケーションの必要性は高まっているといえるでしょう。
とりわけ多くの人が、コミュニケーション自体が不足していると感じています。ですが今の時代、多くの人が繋がっていたいと感じており、スマホやパソコンでSNSを主として利用し、日々数え切れないほどのコミュニケーションをとっているようにも見えます。仕事が終わった後も、会社の同僚とSNS上で繋がっていることは珍しくありません。それなのにコミュニケーションが不足しているとは、どういうことなのでしょうか。
おさらい！ビジネスコミュニケーションの基礎知識
☆ビジネスコミュニケーションとは？
ビジネスの現場に身を置いている人にとって、コミュニケーションの重要性はいうまでもないことでしょう。ビジネスで生じる問題のほとんどがコミュニケーション不足によるものだといってもよいかもしれません。しかし、ビジネスコミュニケーションと一口にいっても、その内容は多岐に渡ります。例えば、相手の違い。コミュニケーションをとる相手が上司なのか、同僚なのか、別部署の社員なのか、社外の人なのかなど、相手の違いによってコミュニケーションツールを変える必要がでてきます。また、ツールも直接会って話をすること、電話でのやりとり、メールなど多様な方法が考えられるでしょう。
そもそもコミュニケーションとはなんでしょうか？辞書では、お互いに意思や感情、考え方などを伝え合うことと定義されています。定義からも分かる通り、一方的に自分の意見を伝えるのではなく、相手の理解を促すこと、相手の意見を聞くことが重要視されるのが、コミュニケーションなのです。それを踏まえた上で、相手によって適切な話し方で、適切な内容を、適切なツールで伝えることが、ビジネスコミュニケーションといえるでしょう。
ビジネスコミュニケーションは難しい！？現場でぶつかる課題
☆大人数でのコミュニケーションがとりづらい
ビジネスの現場では、メンバー同士や取引先との情報共有は欠かせません。素早い情報共有ができれば、ビジネスが成功する確率は高まるでしょう。コミュニケーションの形態としては、1対1の場合もあれば1対多数、そして多数対多数などのバリエーションがありますが、多数対多数などの大人数でのコミュニケーションをとるのは難しいものです。
大人数でのコミュニケーションをとる場合、会議が設定されるのが一般的です。同じ空間で同じ時間を過ごせば、同時に情報を共有することが可能です。しかし、多数の参加者の都合を調整し、遠方にいる人も集まって行う会議という手法は、弊害も多くあります。そのため、会議を設定するには大変な労力を要します。また、その会議日程を優先したために他のビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。
大人数でコミュニケーションを効率的にとるには、メールや電話会議そしてテレビ会議など状況に合わせてコミュニケーションツールを使い分けることが重要になるでしょう。近年ではビジネスチャットの活用も注目されています。ビジネスチャットは大人数での円滑なコミュニケーションの実現にも力を発揮します。
ビジネスコミュニケーションの基本！ホウレンソウ
☆ホウレンソウとは何か？
社会人がよく耳にする「ホウレンソウ」。もちろん野菜のほうれん草ではなく、仕事をする上で重要なことを表した言葉です。ホウレンソウとは仕事をスムーズにこなす為に必要不可欠なビジネスマナーで、それぞれ以下の意味があります。
・ホウ＝報告
「報告」とは、目下の人から目上の人へ仕事の経過や結果を知らせることです。特に上司から命令された仕事や指示された内容に対して、業務を遂行し、その結果を伝えることです。これが欠けてしまうと、上司は部下の状況を把握できないので、スムーズに仕事を行うことが難しくなります。
・レン＝連絡
「連絡」とは、簡単な情報を関係者に伝えることを言います。例えば、取引先に対して連絡を欠いて、アポイントメントを取り忘れてしまう、上司へ連絡するのを忘れて勝手に行動するなど、連絡を怠ることで起きるトラブルは数え切れません。関係者の間で情報を共有するためにも、連絡は必要です。
・ソウ＝相談
「相談」とは、意見を求めるときや自分では判断できないことを、上司や同僚に聞くことを言います。相談が欠けると、取り返しのつかないミスにつながってしまう恐れがあります。
ビジネスコミュニケーションにはツール選びも大切！特徴を知ろう！
☆電話のメリットとデメリット！
仕事上において、離れた相手と情報をやり取りする方法はいくつかありますが、その中で飛び抜けて歴史が古いのが電話です。しかし、いくら歴史が長くても、時代遅れだという理由で電話が消滅するような気配は全くありません。電話には、他のコミュニケーションツールにはない長所があるからです。それは肉声が直接相手に届くことです。通常の業務連絡では不要かもしれませんが、どうしても生の声を届けなければいけないケースがあります。例えば、お詫びの電話です。生の声だからこそ、その口ぶりから謝罪の気持ちが相手に伝わるものです。事の重要さにもよりますが、メールで一方的に謝罪しただけでは相手の気持ちがおさまらない場合があるので気をつけなければなりません。また、相手の理解度を確認しながら行う必要がある、込み入った話も電話向きです。ややこしい話をメールだけですまそうとすると意思の疎通がうまくいかず、誤解が生まれる可能性があります。さらに、メールというのは1日1回まとめて見ればいいと考えている人も多いので、緊急の連絡には向きません。急いで相手と連絡を取りたい時には電話に勝るものはないでしょう。ただ、相手が出ないと折り返しの電話を待たねばならず、やっと連絡があったと思ったら今度はこちらが電話に出られないといったまどろっこしさがあります。また、会話内容が記録されず、話がその場限りになりかねないのも電話の欠点です。
ビジネスを円滑に進めるために！必要なスキルとは！？
☆悩みは職種共通！？欲しいスキルはコミュニケーション能力
どんな職種で仕事をする場合でも、その職種に関する専門能力が求められます。専門能力が高くなれば、その職場で果たせる役割も増えますし、多くの成果を出せる可能性があります。しかし、専門能力があるだけではビジネスパーソンとして成功することは難しいでしょう。会社員であれ個人事業主であれ、誰の協力も得ることなくできる仕事は皆無です。自分だけでやっている仕事だと思っていても、見えないところで多くの人が協力してくれることで、仕事は成り立っているものです。そのため職種に関わらず、コミュニケーションのスキルがないと、専門能力を発揮して仕事の成果を出すのは難しいでしょう。
ビジネスコミュニケーションの重要性
☆仕事のトラブル！原因はコミュニケーションにある？
会社の中では皆、役割や立場も違います。本来ならば売上を達成するために同じ目標に向かっているべきなのですが、部署同士の利害関係が働いて双方の主張が対立してしまったり、上司・部下の関係に気を遣いすぎる人がいたりします。そもそも人との会話が苦手、説明をすることが難しい、自分の意見を主張することができないという人もいます。そのため、コミュニケーションスキルが重要といわれても、多くの人が関わることにより社内の連絡や情報伝達ミスが起こりやすくなる傾向があります。このようなさまざまな原因により、解決可能な仕事のはずなのに外部からの大クレームによりトラブルになってしまうことも少なくありません。そうなってしまうと、社内では感情的になってしまう人もでてくるかもしれません。ビジネスチャットはこのような状況のときに利用するとよいでしょう。電話はすぐに相手が出てくれれば便利なのですが、仕事のトラブルで相手に対して怒りを感じているときには感情が伝わりやすくなってしまいます。ビジネスチャットは一旦気持ちを文書にすることで一呼吸おくことができますので、冷静なコミュニケーションをとることが可能です。
メールからビジネスチャットにすることで変わる社内のコミュニケーションとは？
かつては最重要のビジネスツールだった「メール」ですが、現在ではその役割をチャットに奪われるようになりました。社外とのやりとりにおいては、未だにメールが重要な役割を果たしていますが、社内連絡においては完全にチャットがメールの利便性を上回っているといえるでしょう。
メールは基本的に、個人対個人でのやり取りに特化したツールです。一度に多人数へメールを送るCC、BCCといった機能もありますが、基本的に「個人対個人のやり取りを複数回行う」という側面が強く、また基本的には一方通行の情報伝達になります。
