社内コミュニケーション

ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

チームで仕事をする上で欠かせないのが、業務上必要な情報の共有です。しかし、情報共有が今一つうまくいっていないと感じている方も多いのではないでしょうか。ごく少人数のチームなら比較的うまくいっていても、ある程度以上の人数になると、どうしても情報共有が不足する事態がおこりがちなものです。
ここでは、情報共有の質を高める必要性と、その方法について考えていきましょう。

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近年、IT企業などを中心に導入が進んでいるオフィスの「フリーアドレス制」です。社員一人一人がデスクを固定しないこの制度は、一見革新的にも思えますが同時にデメリットとなる部分もあります。

オフィスのフリーアドレス制には一体どのようなメリット・デメリットがあるのかご紹介します。

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信頼関係は、長い時間をかけてお互いを理解しながら築いていくものでしょう。そのためにはコミュニケーションが重要になりますが、ビジネスシーンではなかなかうまくいかないことも確かです。

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管理者の仕事というのは、業務を見張るだけではありません。その進捗をコントロールし、全体を適切な状態に保つことが求められます。不満なども出てくることがありますが、その都度解決して、円滑に進めるようにすることが仕事です。その管理者が不在となると、プロジェクト自体がバラバラになってしまうこともあります。

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コミュニケーションを取る際には、お互いができるだけ素早くレスポンスを返すことが重要です。何か疑問がある場合でも、素早く連絡を取り、解決方法を模索することができれば、わからない、進めることができないといったリスクを、顕在化する前に摘むことができるでしょう。また、コミュニケーションを取ることで、新しい企画が生まれたり、気づかなかったリスクを発見できる場合もあります。

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近年ではICTの発達により、必ずしもオフィスで働く必要がなくなってきた仕事も多くあります。デザイナーやライターといった特定の職業の場合、在宅勤務を行っている会社が多く存在しています。通勤時間をなくし、自身のリラックスできる環境で仕事をすることは大きな効率化であり、労働生産性の向上が期待できます。

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人間にはタイミング・環境によっていろいろな心理が働きます。普段から言いたいことがあっても、その人を目の前にすると、申し訳ない気持ちが出て言えない・・・なんて経験は誰しもがあると考えられます。ビジネスシーンでも同様に、言いたいことをなかなか口にすることができずに、もやもやしてしまう経験をお持ちの方も少なくありません。
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現在では、プライベートでもビジネスシーンでも、多くのデジタル機器やインターネット端末を当たり前のように利用する時代になりました。スマートフォンの普及率もうなぎ登りに増加し、ガラケーを使用する人の割合はかなり減少してきました。

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小規模オフィスで業務連絡を行う場合、全体に周知させるには多少声を張り上げれば通じます。しかし、現在は多様化する業務に追いつくために様々な技術や能力をもつ社員を雇用する企業も少なくありません。オフィスが同じフロア内でも仕事内容によって区分けされていることも多く、ぞの一部に周知させる内容ならば、大声で話すことは適切な方法ではないでしょう。

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会社でビジネスチャットを利用するときは、仕事だけにとどまりません。社内では様々なイベントや集まりがあるのではないでしょうか。仕事以外での社員交流も時にはあるでしょう。例えば社内ゴルフコンペ、BBQなどのイベントや、プロジェクトが無事終了したときにメンバーが集まって食事をする、などです。そんなときにもビジネスチャットはとても便利です。

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