ビジネスチャット「TEんWA」ブログ
ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ
社内でのコミュニケーションツールとして、メールを利用している企業が大半でしたが、現在では企業版LINEやSNSなどを利用してコミュニケーションをより円滑にしようとしている企業が増えてきました。メールも便利なコミュニケーションツールですが、LINEなどと比較すると一方通行であったり、たくさんの人に連絡をする際に時間がかかったりと、LINEの方が便利と感じる人も多くなっています。LINEを使うことに慣れてしまうと、簡単で便利な印象があることから、コミュニケーションを取るのにLINEを利用している企業も多いです。
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少し前までは一般的だったリムーバブルUSBをはじめとした小型軽量の記憶装置は、仕事の場を広げるだけでなくファイルのやり取りをするうえでも貴重なツールでした。しかし、最近では社内のデータ保持にこれらを使用することを禁止する会社が多くなってきました。その理由は、セキュリティ上の問題点がでてきたことや代替ツールが現れたためです。
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人間にはタイミング・環境によっていろいろな心理が働きます。普段から言いたいことがあっても、その人を目の前にすると、申し訳ない気持ちが出て言えない・・・なんて経験は誰しもがあると考えられます。ビジネスシーンでも同様に、言いたいことをなかなか口にすることができずに、もやもやしてしまう経験をお持ちの方も少なくありません。
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IT技術を、積極的にビジネスシーンに取り入れようとする流れが加速しています。これまではWEB業界をはじめとした一部の企業での導入が目立っていましたが、こうしたツールは現在では非常に広い分野で利用が可能になっています。さらに、導入により大幅な効率化が可能なものも少なくありません。特にクラウドサービスは、業務効率化を考える企業での需要が増え、近年では様々な分野にツールが波及し、種類が大幅に増えてきています。
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会社の環境は社員同士のコミュニケーションの充実によって左右するものです。気持ちの良い関係を築けることによって社員のモチベーションも上がり、業績にも良い影響をもたらすことでしょう。ビジネス専用のコミュニケーションツールを生かすことで、スムーズな意思の疎通が可能となり、さらに会議の進行で利用すると活発な発言を引き出し、意見交換をスムーズに行えるようになりそうです。また、遠隔地からの会議参加も手軽に行うことができるため、支社、支店間のコミュニケーションと情報共有が可能となります。
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営業担当者は、商談をはじめとしたさまざまな場面で多くの知識は持っていなければなりません。それは、客先で突然予想もしなかった質問を貰ったり、自社製品について細かい部分まで説明が求められたりすることがあるからです。中には、予想していなかった資料を求められたり、別の商材についても検討したいといった返事をその場でもらったりすることもあるでしょう。
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現在では、プライベートでもビジネスシーンでも、多くのデジタル機器やインターネット端末を当たり前のように利用する時代になりました。スマートフォンの普及率もうなぎ登りに増加し、ガラケーを使用する人の割合はかなり減少してきました。
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小規模オフィスで業務連絡を行う場合、全体に周知させるには多少声を張り上げれば通じます。しかし、現在は多様化する業務に追いつくために様々な技術や能力をもつ社員を雇用する企業も少なくありません。オフィスが同じフロア内でも仕事内容によって区分けされていることも多く、ぞの一部に周知させる内容ならば、大声で話すことは適切な方法ではないでしょう。
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会社でビジネスチャットを利用するときは、仕事だけにとどまりません。社内では様々なイベントや集まりがあるのではないでしょうか。仕事以外での社員交流も時にはあるでしょう。例えば社内ゴルフコンペ、BBQなどのイベントや、プロジェクトが無事終了したときにメンバーが集まって食事をする、などです。そんなときにもビジネスチャットはとても便利です。
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プライベートで、インスタントメッセンジャーなどのチャットソフトを使っているという方の中には、「既読機能」が気になるという方も多いでしょう。一度開いてしまうと、既読したことが相手に表示されてしまうので返信を急かされているような気分になるという感覚を持つ方もいるでしょう。また、逆の立場では既読がついたかどうかが気になってしまうというケースもあります。
